L’intérêt de la réunion de Backlog Refinement (Réunion d’Affinage ou Grooming de Backlog) est de s’assurer de la pertinence du Backlog Produit pour les prochaines itérations (Sprints). Cette cérémonie Scrum permet de mieux se préparer pour le PI Planning (SAFe) ou le Sprint Planning mais aussi, de créer un échange entre les développeurs et le Product Owner autour de la Vision Produit.
Je trouve que le schéma ci-dessus explique très bien la nécessité de Groomer/Affiner une idée de fonctionnalité au bon moment (Just In Time). Si le développement d’une fonctionnalité est éloigné dans la roadmap, nous devrons avoir des Epics (épopée dans SAFe) ou des Thèmes stratégiques peu précis et pas assez affinés. Plus le développement d’une fonctionnalité devient prioritaire, plus nous devrons diviser cette Fonctionnalité en Epics puis User Stories et sous tâches. D’où la nécessité d’avoir une réunion d’affinage fréquente entre les Développeurs et le Product Owner.
L’objectif du Backlog Refinement dans Scrum est d’affiner le Product Backlog, qui est la liste des éléments de travail à réaliser pour le projet. Cette activité permet de s’assurer que le backlog est clair, bien compris par l’équipe Scrum et que les éléments sont prioritaires en fonction des besoins et des objectifs du projet. Les avantages clés du Backlog Refinement sont les suivants :
Améliorer la planification : En affinant régulièrement le backlog, l’équipe Scrum peut mieux planifier les itérations futures, car elle a une compréhension plus claire de ce qui est nécessaire pour le produit.
Optimiser la valeur du produit : En priorisant et en affinant les éléments du backlog, l’équipe Scrum peut s’assurer que le travail le plus important est réalisé en premier, ce qui permet d’optimiser la valeur du produit.
Encourager la collaboration : Le Backlog Refinement est une activité collaborative impliquant l’équipe Scrum, le Product Owner et d’autres parties prenantes, qui encourage la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe.
Favoriser l’adaptabilité : Le Backlog Refinement permet de modifier et d’ajuster le backlog en fonction des changements des besoins et des objectifs du projet, ce qui permet à l’équipe Scrum de rester flexible et de s’adapter aux changements.
En somme, le Backlog Refinement est une activité cruciale dans Scrum car elle permet à l’équipe Scrum de mieux comprendre les éléments de travail nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, d’optimiser la valeur du produit, de favoriser la collaboration et l’adaptabilité.
Qui participe à la réunion d'Affinage ?
le Backlog Refinement est généralement animé par le Product Owner, qui est responsable de la gestion du Product Backlog. Les Développeurs y participe également, ainsi que le Scrum Master si nécessaire. D’autres parties prenantes telles que les clients ou les utilisateurs finaux peuvent également y participer si cela est approprié. Cela dépend du contexte de votre équipe et votre organisation.
Le Product Owner anime la session de Backlog Refinement et guide l’équipe à travers les éléments du backlog, en fournissant des explications sur chaque élément, en répondant aux questions et en discutant des priorités. L’équipe Scrum fournit des commentaires sur les éléments, pose des questions et discute de la manière dont les éléments pourraient être réalisés. Le Scrum Master peut aider à faciliter la session et à résoudre les problèmes ou les blocages.
Il est important que toutes les parties prenantes soient impliquées dans le Backlog Refinement pour s’assurer que le backlog est bien compris et que les éléments sont priorisés. Le Backlog Refinement est une opportunité pour l’équipe de discuter et d’affiner les éléments du backlog, afin que l’équipe puisse travailler de manière plus efficace et atteindre les objectifs lors des prochains Sprints.
Comment savoir si une User Story est prête et est bien affinée ?
Je peux vous conseiller d’utiliser les critères INVEST. Ces critères sont un ensemble de caractéristiques utilisées pour évaluer la qualité des User Stories dans la méthodologie agile Scrum. Les critères INVEST permettent d’assurer que les User Stories sont bien formulées, claires et utiles pour l’équipe Scrum. Les critères INVEST sont les suivants :
Indépendante : la User Story doit être indépendante des autres User Stories et ne doit pas dépendre d’une autre pour être réalisée sur un Sprint. Elle doit être suffisamment petite pour pouvoir être développée et testée en une seule itération.
Négociable : la User Story doit être négociable, c’est-à-dire que son contenu doit être discuté et débattu pour parvenir à une compréhension commune entre le Product Owner et l’équipe Scrum. Les détails peuvent être ajustés au fil du temps.
Valeur métier : la User Story doit apporter de la valeur métier au produit ou au projet. Elle doit être écrite du point de vue de l’utilisateur et décrire une fonctionnalité ou un besoin concret.
Estimable : la User Story doit être suffisamment claire pour être estimée en termes de temps, de complexité et de coût. Elle doit être suffisamment précise pour permettre à l’équipe Scrum de se faire une idée du temps nécessaire à sa réalisation.
Small (petite) : la User Story doit être suffisamment petite pour pouvoir être développée et testée en une seule itération. Elle doit être limitée à une seule fonctionnalité ou action concrète.
Testable : la User Story doit être testable, c’est-à-dire que des critères d’acceptation doivent être définis pour vérifier qu’elle a été correctement implémentée et testée.
En résumé, les critères INVEST sont une méthode pour s’assurer que les User Stories sont claires, utiles et suffisamment détaillées pour être réalisées par l’équipe Scrum. En respectant ces critères, l’équipe peut travailler plus efficacement et développer des produits qui répondent aux besoins des utilisateurs.
Quand et quelle fréquence pour le Backlog Refinement ?
Idéalement le Backlog Refinement est une réunion hebdomadaire d’une durée minimale de 30 minutes, ou d’une toute autre fréquence et durée que les équipes estiment nécessaires.
À mon arrivée dans les équipes Scrum, le Backlog Refinement est trop souvent négligé. Je veille toujours à remettre en place cette réunion. En effet, le Backlog Refinement sert non seulement à découper des Fonctionnalités (Epic par exemple) en User Stories mais aussi, à donner de la vision aux développeurs sur les évolutions futures du produit.
Il devient donc nécessaire de veiller à ce que l’équipe de développement et le Product Owner sacralisent du temps pour cette cérémonie Scrum.
Pour aller plus loin
Je vous conseille vivement de lire ce livre. En tant que Scrum Master, je peux confirmer que c’est une référence pour comprendre la théorie et la pratique du framework Scrum :
Scrum, de la théorie à la pratique
