C’est quoi le Backlog Refinement (ou le Grooming de Backlog) ?

Le Backlog Refinement est une réunion clé de la méthode Scrum, essentielle à la préparation des prochains sprints. L’affinage du Backlog engage le Product Owner et l’équipe de développement dans une réflexion collaborative, afin de s’assurer que le backlog est prêt pour le prochain Sprint.

Dans cet article, nous allons décortiquer cette cérémonie en détail, en abordant les rôles, le timing, les techniques et les astuces pour conduire ces réunions avec succès, tout en gardant en ligne de mire la flexibilité nécessaire pour s’adapter aux changements dynamiques d’un environnement agile. 

L’Application du Just in Time au Refinement de Backlog

Priorisation Dynamique selon l’Échéance

Dans l’approche agile “Just in Time”, la profondeur de l’affinage des éléments de backlog est directement liée à leur échéance de mise en œuvre. Cette méthodologie permet d’optimiser le travail de l’équipe en concentrant l’effort d’affinage sur les éléments prévus pour le prochain sprint, évitant ainsi les détails prématurés sur les travaux éloignés dans le temps.

Hiérarchisation et Détail des Items du Backlog

Selon le diagramme ci-dessous, les éléments destinés au sprint le plus proche — situés à gauche — sont décrits avec précision et sont prêts pour l’action. À mesure que nous nous déplaçons vers la droite, représentant des sprints plus éloignés, les items deviennent progressivement plus larges et moins définis. Cette représentation illustre une hiérarchisation prudente : les tâches sont finement détaillées pour le sprint imminent, tandis que les User Stories, épopées et thèmes sont délibérément gardés plus généraux pour permettre une adaptation future sans perte d’effort.

En mettant en pratique cette stratégie, l’équipe s’assure d’un affinage du backlog qui est non seulement efficient mais aussi réactif aux changements imminents. Ainsi, la préparation pour le sprint le plus proche est méticuleuse et intentionnelle, permettant à l’équipe de se concentrer sur la livraison de valeur sans être entravée par des spécifications trop avancées pour des initiatives à long terme.

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Quel est l'objectif du Backlog Refinement ?

L’objectif du Backlog Refinement dans Scrum est d’affiner le Product Backlog, qui est la liste des éléments de travail à réaliser pour le projet. Cette activité permet de s’assurer que le backlog est clair, bien compris par l’équipe Scrum et que les éléments sont prioritaires en fonction des besoins et des objectifs du projet. Les avantages clés du Backlog Refinement sont les suivants :

  1. Améliorer la planification : En affinant régulièrement le backlog, l’équipe Scrum peut mieux planifier les itérations futures, car elle a une compréhension plus claire de ce qui est nécessaire pour le produit.

  2. Optimiser la valeur du produit : En priorisant et en affinant les éléments du backlog, l’équipe Scrum peut s’assurer que le travail le plus important est réalisé en premier, ce qui permet d’optimiser la valeur du produit.

  3. Encourager la collaboration : Le Backlog Refinement est une activité collaborative impliquant l’équipe Scrum, le Product Owner et d’autres parties prenantes, qui encourage la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe.

  4. Favoriser l’adaptabilité : Le Backlog Refinement permet de modifier et d’ajuster le backlog en fonction des changements des besoins et des objectifs du projet, ce qui permet à l’équipe Scrum de rester flexible et de s’adapter aux changements.

En somme, le Backlog Refinement est une activité cruciale dans Scrum car elle permet à l’équipe Scrum de mieux comprendre les éléments de travail nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, d’optimiser la valeur du produit, de favoriser la collaboration et l’adaptabilité.

Qui participe à la réunion d'Affinage ?

le Backlog Refinement est généralement animé par le Product Owner, qui est responsable de la gestion du Product Backlog. Les Développeurs y participe également, ainsi que le Scrum Master si nécessaire. D’autres parties prenantes telles que les clients ou les utilisateurs finaux peuvent également y participer si cela est approprié. Cela dépend du contexte de votre équipe et votre organisation.

Le Product Owner anime la session de Backlog Refinement et guide l’équipe à travers les éléments du backlog, en fournissant des explications sur chaque élément, en répondant aux questions et en discutant des priorités. L’équipe Scrum fournit des commentaires sur les éléments, pose des questions et discute de la manière dont les éléments pourraient être réalisés. Le Scrum Master peut aider à faciliter la session et à résoudre les problèmes ou les blocages.

Il est important que toute l’équipe soit impliquée dans le Backlog Refinement pour s’assurer que les éléments du Backlog Produit sont bien compris et priorisés.

Comment savoir si une User Story est prête et est bien affinée ?

Les critères INVEST sont un outil clé dans Scrum pour créer des User Stories efficaces et pertinentes. Ils assurent que chaque Story est bien adaptée aux besoins de l’équipe et du projet. Voici un aperçu rapide :

  1. Indépendante : Chaque User Story doit pouvoir être réalisée de manière autonome, sans dépendre d’autres Stories, et être complétée en un seul Sprint.

  2. Négociable : Le contenu de la Story doit être flexible pour discussion, favorisant une compréhension partagée entre le Product Owner et l’équipe Scrum.

  3. Valeur métier : Chaque Story doit apporter une valeur claire et concrète au projet, centrée sur les besoins de l’utilisateur.

  4. Estimable : Il est crucial que la Story soit suffisamment claire pour permettre une estimation réaliste de sa complexité et du temps nécessaire à sa réalisation.

  5. Small (Petite) : La Story doit être assez réduite pour être développée et testée en une seule itération, se concentrant sur une fonctionnalité ou une action spécifique.

  6. Testable : Des critères d’acceptation bien définis sont nécessaires pour s’assurer que la Story peut être correctement mise en œuvre et testée.

Ces critères aident à maintenir la clarté et la pertinence des User Stories, facilitant ainsi le travail de l’équipe Scrum et contribuant à la réussite du projet. N’hésitez pas à parcourir notre article complet sur les critères INVEST d’une User Story pour en savoir plus.

Quand et Quelle Fréquence pour le Backlog Refinement ?

La cadence idéale pour le Backlog Refinement est souvent hebdomadaire, avec des séances d’au moins 30 minutes. Cependant, cette fréquence peut être ajustée selon les besoins spécifiques de l’équipe.

Dans de nombreuses équipes Scrum, l’importance du Backlog Refinement peut être sous-estimée. Il est crucial de réinstaurer cette réunion pour maintenir l’efficacité du processus de développement. Au-delà de sa fonction première qui est de décomposer les fonctionnalités, telles que les épopées, en User Stories, cette cérémonie offre également une perspective aux développeurs sur les orientations futures du produit.

Il est donc essentiel que l’équipe de développement et le Product Owner s’accordent sur un moment dédié à cette pratique. Cette discipline assure non seulement la clarté et la préparation pour les sprints à venir, mais elle contribue également à maintenir tous les membres de l’équipe alignés sur la vision à long terme du produit.

Comment mener une réunion de Backlog Refinement ?

Le refinement de backlog nécessite une approche structurée pour maximiser son efficacité. Voici les étapes clés pour un déroulement efficace de cette réunion.

Étape 1 : Revue de l’Ordre du Jour

  • Introduction : Le Scrum Master ou le Product Owner initie la réunion en rappelant son objectif et son importance.
  • Agenda : Présentation de l’ordre du jour pour structurer la séance. Je conseille au Product Owner de préparer une shortlist de sujets prioritaires à affiner avec son équipe.

Étape 2 : Examen des Éléments du Backlog

  • Présentation par le Product Owner : Chaque élément du backlog est présenté en détail.
  • Clarification et Questions : L’équipe de développement pose des questions pour une compréhension approfondie.
  • Discussion Ouverte: Analyse et résolution des ambiguïtés ou des incohérences.

Étape 3 : Estimation des Tâches

  • Techniques d’Estimation : Adoption de méthodes comme le planning poker pour évaluer la complexité et l’effort requis.
  • Consensus : L’équipe parvient à un accord sur les estimations.
  • Enregistrement des Estimations : Les valeurs sont ajoutées au système de suivi.

Étape 4 : Priorisation du Backlog

  • Discussion sur l’Importance : Évaluation de la valeur, du risque et de la dépendance de chaque élément.
  • Réajustement des Priorités: Le Product Owner ajuste l’ordre des tâches en fonction des discussions.

Étape 5 : Documentation et Conclusion

  • Documentation des Décisions: Assurer que toutes les modifications et décisions sont correctement enregistrées. Généralement on met à jour le contenu de la User Story dans notre outil de suivi (Jira, Trello, Notion, etc.).
  • Récapitulatif: Le Scrum Master résume les points clés et les décisions prises.
  • Planification de la Prochaine Réunion: Fixation de la date et des objectifs pour le prochain refinement.

En suivant ces étapes, le refinement de backlog devient un processus plus fluide, permettant une meilleure gestion du projet et une coordination accrue entre les membres de l’équipe. Cela garantit que le backlog reste un outil vivant, constamment mis à jour et aligné avec les besoins du projet.

Pour aller plus loin

Je vous conseille vivement de lire ce livre. En tant que Scrum Master, je peux confirmer que c’est une référence pour comprendre la théorie et la pratique du framework Scrum :
Scrum, de la théorie à la pratique

Cette publication est également disponible en : Anglais

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Ahmed BEN SALEM

Ahmed BEN SALEM

Fortement impliqué dans les méthodologies Agile, j’ai occupé les rôles de Scrum Master, Product Owner et Release Train Engineer pour des projets SAFe, Scrum et DevOps. Mon approche se concentre sur l’humain et la collaboration des parties prenantes, créant ainsi des environnements propices à l’innovation et à la performance.

Depuis 2016, j’ai mené avec succès plusieurs projets de développement de logiciels en Agile, pour des entreprises de toutes tailles, y compris le Groupe BPCE, Orange et PSA. Ma solide expérience en méthodologies Agile, notamment en Scrum et en SAFe, m’a permis de travailler avec des équipes multiculturelles venant de divers pays tels que les États-Unis, l’Inde, le Vietnam et le Maroc.

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