Comment améliorer votre Daily Scrum ?

Le Daily Scrum Standup Meeting est une pratique populaire dans le développement de logiciels agile, qui implique une réunion quotidienne de 15 minutes de l’équipe de développement. Pendant cette réunion, chaque membre de l’équipe répond à trois questions importantes : “Qu’est-ce que j’ai accompli hier ?”, “Que vais-je accomplir aujourd’hui ?” et “Quels sont les obstacles qui pourraient me gêner ?”.

Le but de cette réunion est de garder toute l’équipe sur la même longueur d’onde, de s’assurer que chacun est conscient des progrès accomplis par les autres membres de l’équipe, et de détecter rapidement tout obstacle qui pourrait empêcher l’équipe d’avancer vers l’atteinte de l’objectif du Sprint.

Cette pratique est devenue très populaire car elle permet de garder l’équipe engagée, de minimiser les retards et de favoriser une communication ouverte et transparente entre les membres de l’équipe.

Dans cet article, nous allons explorer plus en détail le fonctionnement de la réunion quotidienne Scrum, les avantages qu’elle offre, les meilleures pratiques ainsi que les mauvaises pratiques qu’il faudra éviter !

 

Le Scrum Master joue un rôle clé dans la facilitation du Daily Standup Scrum Meeting. Le Scrum Master est responsable de s’assurer que la réunion se déroule de manière fluide et efficace, en suivant les règles établies par la méthode Scrum. Voici quelques-unes des principales responsabilités du Scrum Master lors de cette réunion :

  1. Assurer que la réunion commence et se termine à l’heure : Le Scrum Master doit veiller à ce que la réunion commence à l’heure convenue, même si tous les membres de l’équipe ne sont pas encore présents. La réunion doit également être terminée à l’heure convenue pour que les membres de l’équipe puissent continuer leur travail.

  2. Encourager les membres de l’équipe à se concentrer sur les trois questions : Le Scrum Master doit s’assurer que les membres de l’équipe répondent uniquement aux trois questions “Qu’est-ce que j’ai accompli hier ?”, “Que vais-je accomplir aujourd’hui ?” et “Quels sont les obstacles qui pourraient me gêner ?”.

  3. Faciliter la discussion en cas de blocages : Si un membre de l’équipe signale un obstacle, le Scrum Master doit faciliter la discussion pour trouver une solution. Il peut aider à clarifier la question, poser des questions supplémentaires ou mettre en place un plan d’action pour résoudre le problème.

  4. Faire respecter le temps imparti pour chaque membre de l’équipe : Le Scrum Master doit s’assurer que chaque membre de l’équipe dispose du même temps pour répondre aux trois questions. Il peut utiliser un minuteur pour assurer que chaque membre de l’équipe ne dépasse pas le temps imparti.

  5. Maintenir la réunion sur la bonne voie : le Scrum Master doit veiller à ce que la réunion ne dévie pas de son objectif principal. Si un membre de l’équipe commence à discuter d’un sujet qui n’est pas pertinent pour la réunion, le Scrum Master doit intervenir pour recentrer la discussion.

  6. Encourager une communication ouverte et transparente : Le Scrum Master doit encourager les membres de l’équipe à communiquer ouvertement et honnêtement pendant la réunion, de manière à ce que tout le monde soit au courant des progrès et des obstacles rencontrés.

En résumé, le Scrum Master joue un rôle important dans la facilitation de la réunion quotidienne Scrum, en s’assurant que tous les membres de l’équipe sont en mesure de communiquer efficacement et de progresser vers leurs objectifs communs.

Les abus les plus courants du Daily Scrum

Durant mes missions menées en tant que Scrum Master, j’ai eu beaucoup de témoignages d’équipes où j’ai réellement ressenti de la frustration de leur part autour de cette cérémonie de Daliy standup meeting. C’est grâce à ces expériences professionnelles et ces discussions que j’ai trouvé de l’inspiration pour vous lister ici quelques abus constatés lors des Daily Scrum.

  • Utilisation de cette cérémonie comme une réunion quotidienne de suivi de projet.
  • Le Scrum Master ou un Tech Lead interroge chaque personne sur le statut de chaque User Story.
  • Le Daily Scrum dure 30 minutes ou plus.
  • La réunion se déroule lentement parce que l’équipe est à l’écoute pendant que le Scrum Master ou le Tech Lead met à jour les tâches dans un outil en ligne (Jira ou autre).
  • La mêlée quotidienne est utilisée pour renforcer des positions de pouvoir. C’est maintenant un lieu où on dicte à la Dev-Team quoi faire quotidiennement.
  • Les membres de l’équipe sont déconnectés et ne s’écoutent pas.
  • Les membres de l’équipe ne demandent pas d’aide des autres membres de la team et cela, même s’ils sont bloqués.
  • Les obstacles ne sont pas abordés ou sont rapidement soulevés et ne sont pas suivi d’actions par le Scrum Master ou les autres membres de l’équipe.
  • Les membres de l’équipe de développement participent parfois à plusieurs Daily Meetings ou réunions de suivi pour donner un statut sur leurs User Stories, et cela gruge toute leur matinée. (il faut noter que ce n’est pas la faute de la mêlée quotidienne, mais plutôt parce que quelqu’un a assigné ce membre de l’équipe de développement à travailler sur plusieurs équipes Scrum afin d’en faire plus).
  • Le Scrum Master prend des notes pendant la réunion et les publie comme compte rendu de réunion. Je vois souvent cela quand le SAFe est mis en place dans l’organisation.
  • La réunion est retardée jusqu’à l’arrivée du Scrum Master, d’un PO ou d’un chef de projet, ou pire, l’équipe est forcée de reprendre la réunion pour le PO ou le Manager qui est arrivé en retard.
Daily scrum meeting pourquoi l'arrêter ? analysé par un Scrum Master freelance en France expert en Agile.

Les causes de ces problèmes liés au Daily Scrum meeting

La plupart de ces abus n’ont rien à voir avec le Daily Scrum Meeting en soit. Pour moi, cela est plutôt lié à un manque de compréhension de la méthode Scrum.

Je vois au moins quatre causes profondes à ces problèmes :

  • Manque de facilitation de la part du Scrum Master. En effet, soit le Scrum Master n’a pas les compétences ou les connaissances pour ce poste soit, il cumule le rôle de Scrum Master avec un rôle de chef de projet (Chef de projet, Business Analyst, etc.).
  • L’équipe de développement n’est pas habilité (empowered), formée ou encadrée correctement.
  • L’organisation n’applique pas réellement l’Agile. Certains professionnels font toujours ce qu’ils faisaient avant l’adoption de Scrum. Seulement, désormais ils utilisent les termes et quelques aspects de Scrum sans avoir l’état d’esprit Agile ni vouloir appliquer toutes les règles et pratiques issue de ce framework.
  • La montée en puissance du télétravail en cette période de post-Covid19 a entrainé un besoin, pour certains managers, d’un suivi plus rapproché sur les travaux des équipes. Cela se traduit par des abus directs sur le Daily Scrum qui devient une réunion de suivi de projet. Si vous êtes dans ce cas de figure, arrêtez tout de suite le Daily Scrum.
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Mon Daily Scrum dure trop longtemps, comment le raccourcir ?

Je réponds ici à une question qu’on me pose très souvent ! Si votre Daily Scrum Meeting dure trop longtemps, voici quelques conseils pour vous aider à corriger cela :

  1. Limitez le temps de parole : Fixez un temps maximum pour chaque participant de la réunion. Il est recommandé d’attribuer une durée de 1 à 2 minutes maximum par membre de l’équipe. Cela permettra de s’assurer que chaque personne s’exprime rapidement et ne monopolise pas la réunion.

  2. Soyez concis : Il est important que chaque membre de l’équipe soit concis et direct dans ses réponses aux trois questions posées. Ils doivent fournir suffisamment d’informations pour que l’équipe soit informée de leur avancement et des obstacles potentiels, mais sans rentrer dans les détails.

  3. Restez concentré : Il est essentiel de rester concentré sur les questions posées et d’éviter de dévier sur d’autres sujets ou problèmes non pertinents pour la réunion.

  4. Focus sur l’essentiel : Orientez les discussions sur les sujet les plus prioritaire/les plus urgents. Faites partager seulement les blocages ou les informations qui peuvent intéresser tout le monde.

  5. Identifiez les problèmes récurrents : Si des problèmes récurrents sont soulevés lors de la réunion, il est préférable de les aborder à un autre moment en dehors de la réunion quotidienne Scrum. Les membres de l’équipe peuvent en discuter entre eux pour trouver des solutions et faire des suggestions pour améliorer la situation.

En appliquant ces conseils, votre Daily Scrum Meeting devrait devenir plus efficace et plus productif, tout en permettant à l’équipe de rester informée et engagée dans les progrès du projet.

Pour aller plus loin, La définition du Daily Scrum meeting dans le Scrum Guide 2020

L’objectif du Daily Scrum est d’inspecter la progression vers l’Objectif de Sprint et d’adapter le Sprint Backlog si nécessaire, en ajustant les futurs travaux planifiés.

Le Daily Scrum est un événement de 15 minutes, pour les Developers de la Scrum Team. Pour réduire la complexité, il est tenu à la même heure et au même lieu, chaque jour ouvré du Sprint. Si le Product Owner et / ou le Scrum Master travaillent activement sur des éléments du Sprint Backlog, ils participent en tant que Developers.

Les Developers peuvent choisir la structure et les techniques qu’ils souhaitent, à condition que leur Daily Scrum se focalise sur la progression vers l’Objectif de Sprint et produise un plan d’action pour la prochaine journée de travail. Cela leur permet de se focaliser et d’améliorer l’autogestion.

Les Daily Scrums améliorent la communication, aident à identifier les obstacles, favorisent la prise de décision rapide et, par conséquent, éliminent la nécessité de faire d’autres réunions.

Le Daily Scrum n’est pas le seul moment où les Developers sont autorisés à ajuster leur plan. Ils se réunissent souvent tout au long de la journée pour des discussions plus détaillées sur l’adaptation ou la replanification du reste du travail du Sprint.

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Ahmed BEN SALEM

Ahmed BEN SALEM

Fortement impliqué dans les méthodologies Agile, j’ai occupé les rôles de Scrum Master, Product Owner et Release Train Engineer pour des projets SAFe, Scrum et DevOps. Mon approche se concentre sur l’humain et la collaboration des parties prenantes, créant ainsi des environnements propices à l’innovation et à la performance.

Depuis 2016, j’ai mené avec succès plusieurs projets de développement de logiciels en Agile, pour des entreprises de toutes tailles, y compris Odigo, Orange et PSA. Ma solide expérience en méthodologies Agile, notamment en Scrum et en SAFe, m’a permis de travailler avec des équipes multiculturelles venant de divers pays tels que les États-Unis, l’Inde, le Vietnam et le Maroc.

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