Pour être juste, certaines personnes utilisent le Daily Scrum efficacement. Les membres de l’équipe commencent la réunion eux-mêmes et prennent le temps de collaborer et de planifier leur travail pour atteindre leur objectif de sprint. Mes expériences positives avec les Daily Meetings sont innombrables. Mais récemment et surtout pendant cette période de covid-19 et de télétravail. Je trouve que les gens abusent du Daily Scrum et seulement pour ces personnes, je leur recommande d’arrêter le Daily Scrum.

J’ai eu beaucoup de témoignages d’équipes et j’ai senti des frustrations pendant quelques missions en Scrum Master que j’ai mené. Ce sont ces discussions et mon expérience personnelle qui m’ont inspiré pour écrire ce post.

  • Utilisation de ce meeting comme une réunion quotidienne de suivi de projet.
  • Le Scrum Master ou un Tech Lead interroge chaque personne sur le statut de chaque User Story.
  • Le Daily Scrum dure 30 minutes ou plus.
  • La réunion se déroule lentement parce que l’équipe est à l’écoute pendant que le Scrum Master ou le Tech Lead met à jour les tâches dans un outil en ligne (Jira ou autre).
  • La mêlée quotidienne est utilisée pour renforcer des positions de pouvoir. C’est maintenant un lieu où on dicte à la Dev-Team quoi faire quotidiennement.
  • Les membres de l’équipe sont déconnectés et ne s’écoutent pas.
  • Les membres de l’équipe ne demandent pas d’aide des autres membres de la team, même s’ils sont bloqués.
  • Les obstacles ne sont pas discutés ou sont rapidement soulevés et ne sont pas suivi d’actions par le Scrum Master ou les autres membres de l’équipe.
  • Les membres de l’équipe de développement participent parfois à plusieurs Daily Meetings ou réunions de suivi pour donner un statut sur leurs User Stories, et cela gruge toute leur matinée. (il faut noter que ce n’est pas la faute de la mêlée quotidienne, mais plutôt parce que quelqu’un a assigné ce membre de l’équipe de développement à travailler sur plusieurs équipes Scrum afin d’en faire plus).
  • Le Scrum Master prend des notes pendant la réunion et les publie comme compte rendu de réunion. Je vois ça souvent quand le SAFe est mis en place dans l’organisation.
  • La réunion est retardée jusqu’à l’arrivée du Scrum Master, d’un PO ou d’un chef de projet, ou pire, l’équipe est forcée de reprendre la réunion pour le PO ou le Manager qui est arrivé en retard.
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Les Causes des problèmes liés au Daily Scrum meeting

La plupart de ces abus n’ont rien à voir avec le Daily Scrum Meeting en soit. Pour moi c’est plutôt lié à un manque de compréhension de la façon d’utiliser Scrum.

Je vois au moins quatre causes profondes à ces problèmes :

  • Manque de facilitation de la part du Scrum Master. Parce que, soit il n’a pas les compétences ou les connaissances pour ce poste. Soit, parce qu’il cumule le rôle de Scrum Master avec un rôle de gestion de projet classique (Chef de projet, Business Analyst, etc.).
  • L’équipe de développement n’est pas habilité (« empowered« ), formée ou encadrée correctement.
  • L’organisation est Agile de nom seulement. Les gens font toujours ce qu’ils faisaient avant l’adoption de Scrum. Mais utilisent maintenant des termes et quelques aspects de Scrum pour annoncer qu’ils sont Agile.
  • Le télétravail à cause de la Covid-19 a entrainé un besoin pour certains managers d’avoir un suivi plus rapproché sur les travaux des équipes. Cela se traduit par des abus directs sur le Daily Scrum qui devient une réunion de suivi de projet. Si vous êtes dans ce cas de figure, Arrêtez le Daily Scrum Maintenant.
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Mes Conseils aux Scrum Masters

Certains Scrum Masters peuvent être la source des problèmes du Daily Scrum qu’on a cité ci-dessus. Je parle en particulier de ceux qui sont en transition d’autres rôles comme les anciens chefs de projet. C’est un travail difficile de briser les vieilles habitudes, mais il faut lâcher prise sur le désir de contrôler la conversation ou l’équipe. Je sais, j’ai eu beaucoup de mal au début moi aussi !

Voici donc mon coaching pour Scrum Masters sur ce qu’il faut faire :

  • Faites et dites moins. Beaucoup moins. Encore moins que vous ne le pensez. Attendez de voir si l’équipe prenne complètement possession de cette réunion.
  • Si vous ignorez le point précédent, lorsque vous parlez, essayez de vous concentrer sur le processus de groupe et sur la façon dont l’équipe travaille ensemble, et non sur le contenu de ce sur quoi l’équipe travaille. Faites des observations et posez des questions pour guider doucement l’équipe dans le processus.
  • Tenez-vous-en au scénario. L’approche à trois questions classiques fonctionne très bien. Aidez l’équipe à l’utiliser pour rester concentrée et garder la réunion sur la bonne voie.
  • Si vous êtes tenté d’offrir des conseils non sollicités, utilisez plutôt.
  • L’objectif est que l’équipe s’auto-organise, s’épanouisse et grandisse sans compter sur le Scrum Master ou tout autre membre de l’équipe. Tout ce que vous pouvez faire en tant que Scrum Master pour réduire la dépendance de l’équipe envers vous est donc un pas dans la bonne direction.
  • Ne négligez pas le pouvoir de la Rétrospective. Abordez le sujet du Daily meeting dans la Rétrospective à la fin du Sprint en cours. Demandez aux acteurs de la Dev Team de trouver des pistes d’amélioration au Daily Meeting. Veillez à ce que ces actions d’amélioration continue soient bien prisent en compte pendant le prochain Sprint.
  • Lisez les diverses ressources que nous mettons à votre disposition sur ce Blog :).

Que pensez-vous? Comment aideriez-vous vos Scrum Masters ou vos équipes à réussir la réunion de mêlée quotidienne?

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Pour aller plus loin, Le Daily Scrum meeting dans le Scrum Guide 2020

L’objectif du Daily Scrum est d’inspecter la progression vers l’Objectif de Sprint et d’adapter le Sprint Backlog si nécessaire, en ajustant les futurs travaux planifiés.

Le Daily Scrum est un événement de 15 minutes, pour les Developers de la Scrum Team. Pour réduire la complexité, il est tenu à la même heure et au même lieu, chaque jour ouvré du Sprint. Si le Product Owner et / ou le Scrum Master travaillent activement sur des éléments du Sprint Backlog, ils participent en tant que Developers.

Les Developers peuvent choisir la structure et les techniques qu’ils souhaitent, à condition que leur Daily Scrum se focalise sur la progression vers l’Objectif de Sprint et produise un plan d’action pour la prochaine journée de travail. Cela leur permet de se focaliser et d’améliorer l’autogestion.

Les Daily Scrums améliorent la communication, aident à identifier les obstacles, favorisent la prise de décision rapide et, par conséquent, éliminent la nécessité de faire d’autres réunions.

Le Daily Scrum n’est pas le seul moment où les Developers sont autorisés à ajuster leur plan. Ils se réunissent souvent tout au long de la journée pour des discussions plus détaillées sur l’adaptation ou la replanification du reste du travail du Sprint.

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