La gestion des risques est un aspect crucial de tout projet ou activité professionnelle. Une approche structurée et méthodique de la gestion des risques peut aider à anticiper et à atténuer les problèmes potentiels, minimisant ainsi les impacts négatifs sur les objectifs de l’entreprise. Une méthode populaire pour la gestion des risques est la matrice ROAM, qui offre une approche simple et pratique pour évaluer et prioriser les risques. Dans cet article, nous allons explorer en détail la matrice ROAM, ses avantages et comment l’utiliser pour une gestion efficace des risques.
Index
- 1 Qu'est-ce que la matrice ROAM ?
- 2 Comment et quand mettre en place la matrice ROAM dans un train SAFe ?
- 3 Gestion des risques sur Jira pour un train SAFe
- 4 Les avantages de la matrice ROAM
- 5 Formation : Le guide ultime de l'agilité (Scrum / Kanban / Lean) et préparation aux certifications PSM / CSM / SAFe
- 6 Conclusion
- 7 Proposition de lecture
Qu'est-ce que la matrice ROAM ?
La matrice ROAM est un outil visuel qui permet de classer les risques en fonction de leur probabilité et de leur impact sur les objectifs d’un projet ou d’une activité. L’acronyme ROAM signifie :
Resolved (Résolu) : le risque a été traité, la menace est évitée ou éliminée et n’est plus une préoccupation.
Owned (Affecté) : Quelqu’un a pris la responsabilité de gérer le risque afin de le résoudre ou de l’atténuer ultérieurement. Car pour le moment, il n’y à pas de plans d’action défini pour atténuer ce risque.
Accepted (Accepté) : Le risque est partagé et compris par tous. Il a été convenu que rien de plus ne peut être fait. Si le risque se produit, la release peut être compromise.
Mitigated (Atténué ou Mitigé) : l’équipe à un plan si le risque se produit, des mesures ont été prises pour atténuer le risque, soit en réduisant la menace, soit en réduisant les effets. Un porteur est aussi affecté à ce risque.
Comment et quand mettre en place la matrice ROAM dans un train SAFe ?
La matrice ROAM est un outil efficace pour évaluer et classer les risques dans un train SAFe. Mais comment la mettre en place concrètement ? Et quand est-il le plus approprié de l’utiliser ?
Pendant le PI Planning d’un train SAFe, la matrice ROAM est utilisée pour identifier et analyser les risques et les problèmes potentiels qui peuvent être rencontrés lors de la réalisation des user stories et Features que les équipes de développement porteront lors du prochain PI. Cette matrice ROAM peut être matérialisée par un Board physique traditionnel ou digital (iObeya, Miro, Draft.io, Jira etc.).
Voici ce que vos équipes doivent faire pendant du PI Planning :
Identifier les risques tout au long du PI Planning en dressant une liste exhaustive avec la participation de tous les membres de l’équipe.
Évaluer, classer puis priorisez les risques avec la matrice ROAM. Une fois les risques identifiés. vous pouvez les évaluer et les classer à l’aide de la matrice ROAM. Cette évaluation doit être faite en collaboration avec les membres de votre équipe et de votre train, ainsi qu’avec les parties prenantes concernées. Vous pouvez utiliser la matrice ROAM pour déterminer l’impact et la probabilité de chaque risque, ainsi que pour déterminer les mesures à prendre pour les atténuer.
Identifiez un porteur pour chacun des risques.
Agir sur les risques prioritaires : Après les PI Planning, il est temps de passer à l’action. le porteur du risque doit élaborer un plan d’action, en définissant les mesures à prendre. Il devra ainsi travailler à la résolution de ce risque pendant les Sprints.
Suivi : Utilisez les réunions de synchronisations tels que le Scrum Of Scrum ou le PO Sync pour suivre l’évolution du traitement des risques issues du PI Planning.
En conclusion, la matrice ROAM est un outil efficace pour gérer les risques dans un train SAFe, en particulier lors du processus de PI Planning. En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez évaluer, classer et prioriser les risques de manière collaborative, en impliquant les membres de votre équipe et de votre train, ainsi que les parties prenantes concernées. Cela vous permettra de minimiser les risques et d’optimiser la performance de votre train SAFe.
Template de matrice ROAM de gestion du risque d’un Train SAFe pendant le PI Planning sur un board Miro
Gestion des risques sur Jira pour un train SAFe
Pour mettre en place la gestion de risque ROAM dans Jira, vous pouvez suivre les étapes suivantes :
Créer un projet Jira dédié à la gestion de risque. Ou utilisez votre Projet Jira contenant le Program Board de votre train SAFe et ajoutez-y un nouveau Kanban.
Créez un Kanban Jira adapté à votre Gestion des risques avec 5 colonnes : New, Resolved, Owned, Accepted, Mitigated.
Créer vos risques en utilisant un IssueType Jira existant de type Risque. Ou créez un nouveau Issuetype avec le bon workflow qui repondérait au besoin de l’étape 2 (un Kanaban avec 5 colonnes).
Saisir les risques sur Jira selon ce modèle :
- Titre : [Equipe émettrice du risque] : résumé du risque (@équipe ou personne en charge du risque)
- Description : SI < Facteur de risque > …, ALORS < Impacts potentiels > Exemple : Si les ressources n’arrivent pas pour le PI XXX, alors l’équipe ABC n’aura pas la capacité de travailler sur la Feature : ID-1254.
- Fix Version ou Affect Version : l’identifiant du Program Increment (PI SAFe).
- Composant : Ou tout autre champ Jira que vous utilisez pour identifier vos équipes impactés par ce risque.
- Assigné : le porteur du risque (si connu).
- Priorité (choix multiple) : Très basse, basse, moyenne, haute, très haute.
- Impact (choix multiple) : Aucun, mineur, modéré, significatif, important.
Documenter ce process sur Confluence pour expliquer l’importance de la complétude de chacun de ces champs.
Former l’équipe de projet et les parties prenantes sur l’utilisation de la matrice ROAM dans Jira.
En utilisant Jira pour la gestion de risque ROAM, vous pouvez suivre l’état des risques en temps réel, faciliter la communication entre les parties prenantes, et prendre des mesures pour atténuer les risques le plus tôt possible.
Les avantages de la matrice ROAM
La matrice ROAM offre plusieurs avantages pour la gestion des risques dont les suivants :
Simplicité : La matrice ROAM est un outil simple et facile à comprendre, ce qui en fait une méthode efficace pour évaluer et classer les risques.
Visibilité : La matrice ROAM permet d’avoir une vue d’ensemble claire des risques identifiés, de leur probabilité, de leur impact et des actions à entreprendre pour les gérer.
Priorisation : La matrice ROAM permet de hiérarchiser les risques en fonction de leur probabilité et de leur impact, permettant ainsi de concentrer les efforts sur les risques les plus critiques.
Responsabilité : La matrice ROAM attribue clairement la responsabilité de la gestion des risques à des personnes ou des équipes spécifiques, ce qui facilite la surveillance et le suivi des actions entreprises.
Conclusion
La matrice ROAM est un outil puissant pour la gestion des risques, offrant une approche simple et efficace pour évaluer, classer et gérer les risques associés à un projet ou à une activité. En utilisant la matrice ROAM, vous pouvez prioriser les risques, attribuer clairement la responsabilité de leur gestion, et prendre les actions appropriées pour minimiser leur impact sur vos objectifs. Assurez-vous de suivre régulièrement les risques identifiés et de mettre à jour vos actions en conséquence pour une gestion efficace des risques tout au long de votre projet ou de votre activité.
Proposition de lecture
Voici deux livres disponibles sur Amazon sur la gestion des risques et la matrice ROAM :
“The Standard for Risk Management in Portfolios, Programs, and Projects” par le Project Management Institute. Ce livre est un guide pratique pour la gestion des risques dans les projets, avec des exemples concrets et des conseils pratiques pour la mise en place d’un cadre de gestion des risques. Il couvre également la matrice ROAM et d’autres outils pour évaluer et gérer les risques.
- “Agile Enterprise Risk Management: Risk-based Thinking, Multi-disciplinary Management and Digital Transformation” de Howard M. Wiener. Ce livre couvre les concepts fondamentaux, les outils et les techniques de gestion des risques.
