Le Kanban est une méthode de management de workflow. Cette méthode permet de mieux gérer le flux de travail des équipes de développement. Avec le tableau Kanban, on visualise à la fois le processus (le flux de travail ou workflow en anglais) et le travail réel des développeurs traversant ce workflow.
L’objectif du Kanban est d’identifier les goulots d’étranglement potentiels dans votre processus et de les résoudre. Afin que le travail puisse s’y dérouler de manière fluide et à une vitesse optimale.
Dans cet article, on va aborder les 6 pratiques de base à mettre en place dans la méthode Kanban :
Index
- 1 1. Visualiser le Workflow
- 2 2. Limiter le WIP ou le nombre de tâches en cours
- 3 3. La gestion du flux
- 4 4. Rendre les normes/règles du processus claires et explicites
- 5 5. Mettre en place des boucles de feedback
- 6 6. Améliorer en collaboration, évoluer empiriquement
- 7 Formation : Le guide ultime de l'agilité (Scrum / Kanban / Lean) et préparation aux certifications PSM / CSM / SAFe
- 8 Pour aller plus loin
1. Visualiser le Workflow
Il s’agit de la première pratique fondamentale pour l’adoption et la mise en œuvre de la méthode Kanban. Vous devez visualiser, soit sur un tableau physique, soit sur un tableau Kanban virtuel, les étapes du processus que vous utilisez pour délivrer votre travail ou vos services.
En fonction de la complexité de votre processus de développement, votre tableau Kanban peut être très simple (avec 3 colonnes) ou très élaboré (plus de 10 colonnes !). Une fois que vous avez divisé votre workflow en plusieurs étapes, vous pourrez mieux visualiser le travail en cours de développement.
Une tâche à réaliser par le Dev Team peut prendre la forme de Post-Its ou cartes de différentes couleurs. Pour signifier soit différentes classes de service, soit simplement les différents types d’éléments de travail (Une tâche technique, une User Story, une Epic etc.).
Si vous pensez que cela peut être utile, votre tableau Kanban peut aussi avoir différentes Swimlanes (couloir ou ligne en français). Une swimlane permettra de filtrer sur une seule ligne vos Post-its par thèmes, Usecases, ou type d’élément de Backlog (cf. l’image ci-dessous). Si vous débutez dans le Kanban, je vous conseille, pour le moment, d’utiliser qu’une seule Swimlane horizontale contenant toutes vos cartes.
2. Limiter le WIP ou le nombre de tâches en cours
La limitation des tâches en cours est déterminée par la capacité de travail de l’équipe pour chaque étape du processus. Limiter le WIP (Work in Progress) se matérialise dans les faits, par un nombre maximum d’éléments de Backlog/Cartes/Post-its qu’une colonne de votre workflow est capable d’accepter.
Limiter les travaux en cours est fondamental pour la mise en œuvre de Kanban. En limitant le WIP, vous encouragez votre équipe à terminer les tâches en cours, avant de commencer une nouvelle tâche. Cela crée de la capacité dans le système, de sorte que de nouveaux travaux peuvent être pris en charge par l’équipe de développement, une fois que la tâche précédente est terminée. On parle ainsi de flux tiré (“Pull”).
Au début de la mise en place du Kanban dans votre équipe, il peut être difficile de décider quelles devraient être vos limites WIP par colonne. Ainsi, de nombreuses équipes commencent avec une limite WIP de 1 à 1,5 fois le nombre de personnes travaillant à une étape spécifique de votre workflow. Par exemple, pour la colonne “Développement en cours”, la limite du WIP peut être égale à 2 ou 3 si vous avez 2 développeurs. Cette valeur sera plus tard modifiée par une autre limite WIP plus adéquate que vous aurez mesuré et discuté avec l’équipe de développement.
Enfin, afficher et annoncer les limites WIP sur chacune des colonnes du tableau, aide non seulement les membres de l’équipe à terminer ce qu’ils font avant de commencer de nouvelles tâches mais aussi, permet de communiquer au client et aux parties prenantes qu’il y a une capacité limitée à faire du travail pour cette équipe. Par conséquent, cela obligera les parties prenantes et le Product Owner (dans une équipe Agile) à mieux planifier le travail qu’ils poussent à l’équipe de développement.
3. La gestion du flux
Le déroulement des travaux de l’équipe de développement de votre workflow doit être suivi et mesuré. La surveillance du flux permet de détecter au plus tôt les difficultés et les goulots d’étranglement. C’est pourquoi, il est nécessaire d’observer votre workflow et de récupérer le maximum de data, pour améliorer le débit des cartes dans votre Board Kanban.
Ainsi, un aspect clé de ce processus d’observation est la résolution et l’élimination des goulots d’étranglement. Cela consiste à examiner les colonnes de votre tableau et voir combien de temps les cartes restent dans chacune des étapes du processus de développement. Si des cartes restent longtemps sur une colonne, cela n’est jamais bon signe.
La réduction du temps passé dans chacune des colonnes est essentielle pour réduire le temps de cycle. Au fur et à mesure que vous améliorez le flux, la livraison du travail de votre équipe devient plus fluide et plus prévisible. Par conséquent, il devient plus facile pour l’équipe de prendre des engagements fiables envers les parties prenantes.
4. Rendre les normes/règles du processus claires et explicites
Dans le cadre de la visualisation de votre processus sur un tableau Kanban, il est nécessaire de définir et de visualiser de manière explicite vos règles de workflow sur la façon dont vous effectuez le travail. En formulant des règles de Workflow explicites, vous créez une base commune permettant à tous les participants de comprendre comment effectuer n’importe quel type de travail dans le système.
Dans le cadre d’une équipe Agile, on utilise souvent la Définition Of Done (DoD) et la Definition Of Ready (DoR) pour expliciter des règles pour chacune des colonnes de votre tableau Kanban. Cette activité peut être facilité par le Scrum Master de l’équipe.
5. Mettre en place des boucles de feedback
Les boucles de rétroaction font partie intégrante de tout bon système. La méthode Kanban encourage et vous aide à implémenter des boucles de feedback.
L’objectif des feedbacks est de collecter les avis positifs et négatifs sur le produit ou la fonctionnalité développée. Ces feedbacks fréquents peuvent être réinjectés dans le workflow pour améliorer le produit développé.
Il n’y a rien de pire que de passer beaucoup de temps et donc de dépenser beaucoup d’argent et de ressources sans collecter les retours de la part des utilisateurs. Cela engendre un risque très important de créer un produit qui ne correspond pas à la demande initiale.
6. Améliorer en collaboration, évoluer empiriquement
La méthode Kanban est un processus d’amélioration continue. Elle vous permet d’adopter de petits changements pour une meilleure gestion du rythme de travail de la part de votre équipe. Cette méthode encourage l’utilisation de l’empirisme. Vous formulez une hypothèse, vous la testez et vous apportez des modifications en fonction du résultat de votre test. En tant qu’équipe mettant en œuvre les principes Lean/Agile, votre tâche principale est d’évaluer constamment votre processus et de vous améliorer en permanence, dans la mesure du possible et selon les besoins.
L’impact de chaque changement que vous apportez peut être observé et mesuré à l’aide des différents signaux que votre tableau Kanban vous fournit. À l’aide de ces signaux, vous pouvez évaluer si un changement vous aide à vous améliorer ou non. Puis, de décider de le conserver ou d’essayer autre chose. Les boards Kanban vous aident à collecter une grande partie des données de performance de votre système – soit manuellement, si vous utilisez un tableau physique – soit automatiquement, si vous utilisez un outil tel que Jira. À l’aide de ces données et de ces mesures qu’elles vous aident à générer, vous pouvez facilement évaluer si vos performances s’améliorent ou chutent, et modifier votre système si cela vous semble nécessaire.
Pour aller plus loin
Comme d’habitude, vous trouverez ci-dessous nos liens utiles :
- “A brief introduction to Kanban” par Atlasian : lien ici.
- “Boucle de rétroaction : Comment exploiter les feedbacks utilisateurs dans un projet Agile ?” par Agathe Penverne : lien ici.
- Le livre : La boîte à outils du Lean – 2e éd. Pour en apprendre plus sur les fondements du Lean (et avoir 64 outils clés en main dans ce livre !) : lien ici.
Surtout, n’hésitez pas à poser vos questions dans les commentaires !
