Le PI Planning, ou Program Increment Planning (aussi connu sous l’acronyme PIP), est un événement majeur du Framework SAFe. Le PIP nécessite une préparation particulière, surtout lorsque cette cérémonie a lieu en présentiel ou en mode hybride (avec du multi-site, ou en mixte entre télétravail et présentiel).
En tant que RTE (Release Train Engineer), organiser un PI Planning aujourd’hui relève du challenge (bien-sûr loin d’être insurmontable !). Dans cet article, je vous fournis toutes les bonnes pratiques et tous les conseils nécessaires pour mener à bien votre PI Planning en tant que RTE, Scrum Master ou facilitateur de ce séminaire.
En fin d’article une petite boite à outil en Excel est téléchargeable gratuitement pour vous aider dans chacune des étapes clés de préparation de votre PI Planning.
La cérémonie de PI Planning est un événement régulier organisé tout au long de l’année. Plusieurs équipes au sein du même Agile Release Train (ART) SAFe se réunissent pour s’aligner sur une vision commune, discuter des fonctionnalités, planifier la feuille de route et identifier les dépendances inter-équipes.
Pour résumer, Le PI planning répond à deux objectifs majeurs :
- L’alignement entre les équipes du train et les parties prenantes.
- La planification des fonctionnalités à délivrer sur le prochain incrément (plus ou moins 10 semaines à venir).
Dans cet article nous aborderons exclusivement la logistique nécessaire pour bien préparer un PI Planning sur site ou en ligne. Si vous souhaitez en savoir plus sur la définition et les objectifs de cette cérémonie. Je vous invite à lire lien suivant : la page officielle de SAFe du PIP.
Quels participants inviter à un PI Planning ?
On peut répondre très rapidement à cette question. En effet, il faut inviter tous les rôles SAFe de votre ART (Agile Release Train) pendant le PI Planning :
Pour un train SAFe au niveau « Team » et « Programme », le Release Train Engineer doit inviter les rôles suivants :
- Product Owner.
- Scrum Master.
- Développeur.
- Product Manager.
- Des clients ou représentants.
- Business Owners.
- System Architect/Engineer.
Pour un ART SAFe de niveau « Solution », il faut rajouter les invités suivants :
- Solution Manager.
- Solution Architect/Engineer.
- Solution Train Engineer.
Enfin, Si votre train est au niveau « Portfolio », il faudra inclure en plus ces rôles SAFe à votre liste d’invités de votre PIP :
- Epic Owners.
- Entreprise Architects.
Quel Agenda pour votre PI Planning ?
Cet événement dure deux jours. SAFe propose un agenda standard de PI Planning que vous pouvez suivre à la lettre. Sinon, je conseille plutôt à mes clients d’adapter l’agenda de leur PI Planning en fonction du contexte et des besoins de leurs équipes agiles.
Ci-dessous vous trouverez l’Agenda standard proposé par SAFe, ainsi qu’une explication sur le contenu de chacune des réunions qui composent ce séminaire.
Programme du premier jour de PI Planning
- « Business Context » : Les Business Owners ou Managers décrivent l’état actuel de l’entreprise et son positionnement sur le marché. Ils présentent aussi les enjeux clés auxquels le programme doit répondre pour satisfaire les besoins clients.
- « Product/Solution Vision » : Le ou Les Product Managers présentent la vision actuelle (généralement représentée par le TOP 10 des prochaines fonctionnalités phares à venir) ainsi que tous les jalons à venir.
- « Architecture Vision » : Le System Architect/Engineering présente la vision de l’architecture. De plus, un Architecte ou un Développeur senior peut utiliser ce créneau pour introduire des des bonnes pratiques de développement, telles que le DevOps, les tests automatiques, etc. Autant de thématiques et de bonnes pratiques à prioriser pendant le prochain PI.
- « Planning Context » : Le RTE présente l’Agenda du PI Planning et explicite les résultats attendus. avant de passer à une rapide pause déjeuner d’une heure.
- « Team Breakouts » : Deux sessions de travaux par équipe. Chaque Team estime sa capacité à faire pour chaque itération et identifient les éléments des backlogs des futurs Sprints. Chaque équipe affiche ses prévisions sur le Program Board et identifie les dépendances. Les dépendances inter-équipes ou externes sont négociées pendant les Team Breakouts.
- « Plan Review » : Les équipes présentent les principaux résultats issue des « Teams Breakouts », notamment la capacité et la charge, les objectifs PI, les risques potentiels et les dépendances. Les Business Owners, les Product Managers et d’autres équipes et parties prenantes examinent et fournissent des commentaires. Ces feedback
- « Management review and problem-solving » : Il est probable que les prévisions de plans présentés par les équipes en « Plan Review » entrainent des blocages ou des questionnements. Par exemple, il peut être nécessaire de renégocier certaines dépendances. Ou bien, certaines priorités n’ont pas été prises en compte lors des sessions de travaux par équipe. Au cours de la réunion de résolution de problèmes, les représentants des équipes et la direction, discutent des changements de scope et essayent de résoudre tous les problèmes en acceptant divers ajustements des plans du futur PI. Le RTE facilite et fédère les principaux acteurs pour prendre les décisions nécessaires à l’atteinte des objectifs du PI.
A la fin de la première journée de travail, vous pouvez envisager du Team Building pour créer un esprit d’équipe et favoriser les échanges et la collaboration entre les différents mebre de votre train d’Agile à l’échelle SAFe.
Programme du deuxième jour de PI Planning
- « Planning adjustments » : Le lendemain, l’événement commence par la présentation par la direction de l’ART de tout changement indus par les négociation de la veille, lors de la « Management Review ».
- « Program Risks » : pendant cette session les équipes travaillent sur l’élaboration des risques quelles rencontreront pendant le futur PI. Retrouver dans cet article complet comment gérer vos risques avec la Matrice ROAM pour votre train SAFe.
- « Confidence Vote » : le RTE facilite cette partie en préparant les moyens nécessaire por réaliser un vote de confiance. je conseille de réaliser un vote de confiance par équipe ainsi qu’un vote au niveau de l’ART au global. Le vote de confiance permet de montrer si l’équipe et confiant ou non à l’atteinte des objectifs de PI.
- « Plan Rework » : SAFe prévoit la possibilité de retravailler tous les plans du PI Planning si les votes de confiance sont mauvais. Ainsi tout le PIP peut être rejoué tant que le vote de confiance est bas. Ce cas de figure est rare mais reste toute fois possible et prévue dans le framework SAFe.
- « Planning Retrospective & Moving Forward » : Une rétrospective de l’évènement à la fin du PI permet de recueillir des feedbacks pour améliorer l’organisation du prochain Program Increment Planning.
Exemple d'Agenda de PI Planning adapté au contexte de mon programme
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’Agenda de PI Planning que j’applique en ce moment même dans le programme dont je suis le RTE. Nous avons adapté le template de l’agenda du PI Planning à nos besoins en fusionnant quelques réunions.
Comme vous pouvez le voir dans ma mission atuelle en tant que RTE, le program a besoin d’avoir Teams Breakouts au lieu de deux prévus dans l’agenda standard SAFe. Cela entraine un raccourcissement des autres réunions tels que l’Architecture Vision. Il est important d’adapter osn agenda a ses équipes et leurs attentes vis à vis de cette cérémonie SAFe.
L’agenda de votre PI Planning doit être affiché et partagé à tous les participants de votre séminaire. Ainsi nous vous proposons de télécharger gratuitement à la fin de cet article cet Agenda de PI Planning sous format Excel. Vous pourrez le modifier pour qu’il puisse répondre aux mieux aux besoin de votre Agile Release Train.
Quel outils en ligne choisir pour votre PI Planning à distance ?
Dans certains cas, nous sommes obligés de faire des PI Plannings en ligne. Par exemple à cause du Covid-19 pendant les trois dernières années. Et peut-être dans le futur si une autre période avec du télétravail obligatoire est décrétée (par exemple délestages électriques liés à la crise des énergies).
Il est tout à fait possible d’organiser un PI Planning à distance ou en mixte télétravail et présentiel. Pour y arriver, Il faudra bien choisir les outils nécessaires pour réussir ce type d’évènement. Car il ne sera plus possible d’utiliser un board physique de PI Planning dans ce cas de figure.
Je retiens dans cet article les deux outils principaux qui permettront de faciliter votre PI Planning en ligne :
Un board Miro Pour votre PI Planning
Par le passé, j’ai déjà présenté Miro et son usage dans les rétrospectives Scrum d’équipe. Je vais surtout ici souligner les capacité de cet outils lors des PI Plannings. Il est assez facile et intuitif de créer votre premier board gratuit sur Miro. Ainsi pas besoin de passer par une licence payante. Surtout si vous lancez tout juste un ART SAFe et que le budget pour ce type d’outil n’a pas encore été alloué à l’avance.
Enfin si vous souhaitez interconnectez Miro avec votre instance Jira il faudra passer par une licence payante. Cela veut dire que si vous avez la version gratuite, il faudra que les Scrum Masters et les équipes reportent à la main ce qu’ils ont déclarés sur le Program Board sur Miro.
Les Avantages de Miro pour votre PI Planning en ligne :
- La version gratuite de Miro permet d'organiser un PI Planning sans limites de nombre d'utilisateur.
- Intuitif et facile d'utilisation, même pour une première fois.
- Grande librairie de Template disponible (version payante). Avec un template pour PI Planning.
- interconnexion Jira/Miro dans la version payante
Les inconvénients de Miro :
- La version gratuite est assez limité en nombre de template
- l'interconnexion avec Jira est seulement incluse dans la version payante
- Le désordre peut apparaitre rapidement sur le board du PI si vous ne cadrez pas assez les équipes.
Tableau virtuel iObeya pour faciliter votre PIP
iObeya est une outil de management visuel créée par une start-up française. iObeya facilite réellement la mise en place d’un PI Planning à distance. Il permet de créer des salles et des boards virtuels par équipe.
L’interconnexion avec Jira fonctionne parfaitement. Car elle permet d’importer rapidement les features. La mise à jour des dépendances et la valeur des Sprints est aussi automatique sur Jira à la fin du PI Planning. On regrette surtout l’absence de version gratuite.
Pourquoi choisir iObeya pour animer un PI Planning ?
- Très facile d'utilisation, même pour débutants.
- Une librairie de Template est téléchargeable et réutilisable.
- L'interconnexion Jira/iObeya fonctionne parfaitement.
Les limitations d'iObeya
- Pas de version gratuite même pour les petites équipes.
- Quelques petits dysfonctionnements quand beaucoup de personnes sont connectés.
- De même que Miro, il est nécessaire de limiter l'accès à quelques membres de l'équipe pour éviter le désordre dans le board de PI Planning.
Comment organiser un PI Planning en physique ?
Quel lieu et organisation spatiale choisir pour un PI Planning en physique ?
Pour un PI Planning en physique réussi, le choix de la salle est primordial ! Renseignez-vous et réservez une salle capable d’accueillir tous les participants qui seront présents pour cette cérémonie.
Voici un exemple de plan de salle que je réutilise à chaque fois (cliquez dessus pour zoomer) :
Généralement, il est préférables de disposer les équipes qui sont les plus liées par des dépendances le plus proche possible dans votre plan de salle. Cela facilitera le flux des différents membres d’équipes pendant les Teams Breakouts.
De plus je divise souvent ma salle en deux espaces distincts : l’espace plénière et l’espace de Travaux par équipe. L’espace plénière est utile pour réunir tout le monde autour du Program Board et du rétroprojecteur pendant les présentations globales.
Je vous conseille aussi de bien isoler acoustiquement l’espace des travaux par équipes. Quand 60 personnes discutent en même temps dans une grande salle, cela devient très difficile de s’entendre et de collaborer. Ainsi il est préférable soit d’utiliser des cloisons acoustiques (cf. image ci-dessus). Soit disposer les équipes dans des salles de réunion très proches les unes des autres.
Si vous disposer les équipes dans des salles de réunions spécifiques. veiller à bien noter et afficher le noms des salles. Cela permettra aux personnes de retrouver les salles facilement en cas de dépendances à gérer. Enfin n’oubliez pas de renseigner et d’afficher les salles de réunions et les plans d’accès au site à tous vols collaborateurs. Cela facilitera grandement votre cérémonie.
Quel est le matériel nécessaire pour un PI Planning en physique ?
Après plus de vingt PI Plannings réalisés en tant que Scrum Master ou RTE d’un Agile Release Train SAFe. J’ai essayé de dresser pour vous une liste de matériel nécessaire pour mener à bien cette cérémonie.
Retrouvez ci-dessous ma dernière commande de materpour mon dernier PI Planning de 5 équipes et 60 personnes avec 3 Sprints de 4 semaines
Cette liste est aussi téléchargeable gratuitement dans notre boite à outil en Excel, disponible en fin d’article. Vous pouvez réutiliser cette liste si vous passez aussi par vos services de reprographie en interne en effaçant la colonne de « Prix Unitaire » et « Lien d’achat ».
Télécharger la boite à outil Excel pour vous aider à préparer votre PI Planning
Retrouvez dans c fichier Excel le kit parfait pour bien préparer son PI Planning :
- Agenda Jour 1 et Jour 2 du PIP.
- tableau des participants à l’événement.
- Liste des fournitures Nécessaires pour un PIP en physique.
- Un exemple de tableau contenant les Salles et les infos pratiques pour se situer pendant un PIP en physique.
- Un dernier tableau contenant les liens des outils utilisés pendant un PIP en ligne.
FAQ : PI Planning SAFe
Le PI planning est une une cérémonie du framework SAFe qui nécessite une certaine préparation. Cette cérémonie dure 2 jours et réunit une cinquantaine de personnes autour d’ateliers et de réunions. Cela permet de planifier les travaux à livrer sur les prochains Sprints.
De plus cette réunion est « normée » par SAFe et a un agenda standard que vous pouvez réutiliser ou adapter à votre contexte.
Pour la préparation de ce meeting il faudra distinguer 2 cas possibles :
- Soit vous réaliser ce PI planning en physique. et cela entraine la réservation dune grande salle de réunion. Ainsi que des fournitures de papèterie et autres matériels nécessaires.
- Soit le PI Planning a lieu à distance. Alors, il faudra choisir les bons outils en ligne pour la facilitation de cet évènement.
Un PI Planning est un évènement qui dure pendant deux jours. Il y’a plusieurs réunions et objectifs pour chacune de ces réunions qui compose cet évènement.
Retrouvez le détail de chacune des étapes du PI Planning dans la rubrique : Agenda du PI Planning du présent article.
SAFe est un Framework d’agilité à l’échelle qui propose :
- des rôles.
- des cérémonies.
- des artefacts.
Permettant de faire travailler plusieurs équipes agiles ensemble tout en conservant leur agilité.
Il n’y a pas meilleure définition de SAFe que la définition officielle sur leur site internet. Je vous invite l’article SAFe for Lean Enterprises.
Enfin, je peux aussi vous conseiller de réaliser une formation en e-learning sur Udemy : SAFe from Zero to Hero. Cette formation est la mieux notée sur la plateforme avec plus de 1400 participants.
