Comment préparer un PI Planning SAFe à distance ou en présentiel en 4 points clés ?

PI Planning SAFe en physique, matériel, lieux et équipements

Le PI Planning, ou Program Increment Planning (ou l’acronyme PIP) est un évènement majeur du Framework SAFe, qui nécessite une préparation particulière, surtout quand cette cérémonie a lieu en physique ou en hybride (par exemple avec du multi-site, ou en mixte télétravail et présentiel).

En tant que RTE (Release Train Engineer), organiser un PI Planning aujourd’hui relève du challenge (bien-sûr loin d’être insurmontable !). Dans cet article je vous fournie toutes les bonnes pratiques et tous les conseils nécessaires pour mener à bien votre PI Planning en tant que RTE, Scrum Master ou facilitateur de ce séminaire. 

En fin d’article une petite boite à outil en Excel est téléchargeable gratuitement pour vous aider dans chacune des étapes clés de préparation de votre PI Planning.

La cérémonie de PI Planning est un événement régulier organisé tout au long de l’année. Plusieurs équipes au sein du même Agile Release Train (ART) SAFe se réunissent pour s’aligner sur une vision commune, discuter des fonctionnalités, planifier la feuille de route et identifier les dépendances inter-équipes.

Pour résumer, Le PI planning répond à deux objectifs majeurs : 

  • L’alignement entre les équipes du train et les parties prenantes.
  • La planification des fonctionnalités à délivrer sur le prochain incrément (plus ou moins 10 semaines à venir).

Dans cet article nous aborderons exclusivement la logistique nécessaire pour bien préparer un PI Planning sur site ou en ligne. Si vous souhaitez en savoir plus sur la définition et les objectifs de cette cérémonie. Je vous invite à lire lien suivant : la page officielle de SAFe du PIP.

Quels participants inviter à un PI Planning ?

On peut répondre très rapidement à cette question. En effet, il faut inviter tous les rôles SAFe de votre ART (Agile Release Train) pendant le PI Planning :

Pour un train SAFe au niveau « Team » et « Programme », le Release Train Engineer doit invitez les rôles suivants :

Pour un ART SAFe de niveau « Solution », il faut rajouter les invités suivants : 

  • Solution Manager.
  • Solution Architect/Engineer.
  • Solution Train Engineer.

Enfin, Si votre train est au niveau « Portfolio », il faudra inclure en plus ces rôles SAFe à votre liste d’invités de votre PIP :

  • Epic Owners.
  • Entreprise Architects.
Il faut très rapidement dresser une liste de personnes à inviter au PI Planning et valider la présence ou l’absence de tous ces acteurs. Cela vous permettra de prévoir assez rapidement ce qu’il faut en matériel, restauration et la taille du lieu à prévoir pour cet évènement. 
Enfin, dans le fichier Excel fournie en fin d’article, vous y trouverez un exemple de tableau à maintenir à jour avec les participants potentiels à votre PI Planning. Ce fichier vous permettra d’imprimer par vous-même ou d’écrire à la main le nom des participants sur des badges autocollants. Cela aidera les participants de votre PI Planning à échanger et à se faire connaissance.
Poster SAFe 5.1 Portfoloi, Programme, Solution et Teams avec les rôles participants au PI Planning

Quel Agenda pour votre PI Planning ?

Cet évènement dure deux jours, SAFe propose un agenda standard de PI Planning que vous pouvez appliquer à la lettre. Sinon, je conseille plutôt mes clients d’adapter l’agenda de votre PI Planning selon le contexte et les besoins de vos équipes agiles. 

Ci-dessous vous trouverez l’Agenda standard proposé par SAFe, ainsi qu’une explication sur le contenu de chacune des réunions qui composent ce séminaire.

Agenda du PI Planning par SAFe le framework Agile à l'échelle pour votre Program Increment
Agenda de PI Planning standard et préconisé par SAFe

Programme du premier jour de PI Planning

  • « Business Context » : Les Business Owners ou Managers décrivent l’état actuel de l’entreprise et son positionnement sur le marché. Ils présentent aussi les enjeux clés auxquels le programme doit répondre pour satisfaire les besoins clients.
  • « Product/Solution Vision » : Le ou Les Product Managers présentent la vision actuelle (généralement représentée par le TOP 10 des prochaines fonctionnalités phares à venir) ainsi que tous les jalons à venir.
  • « Architecture Vision » : Le System Architect/Engineering présente la vision de l’architecture. De plus, un Architecte ou un Développeur senior peut utiliser ce créneau pour introduire des des bonnes pratiques de développement, telles que le DevOps, les tests automatiques, etc. Autant de thématiques et de bonnes pratiques à prioriser pendant le prochain PI.
  • « Planning Context » : Le RTE présente l’Agenda du PI Planning et explicite les résultats attendus. avant de passer à une rapide pause déjeuner d’une heure.
  • « Team Breakouts » : Deux sessions de travaux par équipe. Chaque Team estime sa capacité à faire pour chaque itération et identifient les éléments des backlogs des futurs Sprints. Chaque équipe affiche ses prévisions sur le Program Board et identifie les dépendances. Les dépendances inter-équipes ou externes sont négociées pendant les Team Breakouts.
  • « Plan Review » : Les équipes présentent les principaux résultats issue des « Teams Breakouts », notamment la capacité et la charge, les objectifs PI, les risques potentiels et les dépendances. Les Business Owners, les Product Managers et d’autres équipes et parties prenantes examinent et fournissent des commentaires. Ces feedback
  • « Management review and problem-solving » : Il est probable que les prévisions de plans présentés par les équipes en « Plan Review » entrainent des blocages ou des questionnements. Par exemple, il peut être nécessaire de renégocier certaines dépendances. Ou bien, certaines priorités n’ont pas été prises en compte lors des sessions de travaux par équipe. Au cours de la réunion de résolution de problèmes, les représentants des équipes et la direction, discutent des changements de scope et essayent de résoudre tous les problèmes en acceptant divers ajustements des plans du futur PI. Le RTE facilite et fédère les principaux acteurs pour prendre les décisions nécessaires à l’atteinte des objectifs du PI.

A la fin de la première journée de travail, vous pouvez envisager du Team Building pour créer un esprit d’équipe et favoriser les échanges et la collaboration entre les différents mebre de votre train d’Agile à l’échelle SAFe.

Programme du deuxième jour de PI Planning

  • « Planning adjustments » : Le lendemain, l’événement commence par la présentation par la direction de l’ART de tout changement indus par les ngociation de la veille, lors de la « Management Review ».
  • « Program Risks » : pendant cette session les équipes travaillent sur l’élaboration des risques quelles rencontreront pendant le futur PI.
  •  « Confidence Vote » : le RTE facilite cette partie en préparant les moyens nécessaire por réaliser un vote de confiance. je conseille de réaliser un vote de confance par équipe ainsi qu’un vote au niveau de l’ART au global. Le vot de confiance permet de montrer si l’équipe et confiant ou non à l’atteinte des objectifs de PI.
  • « Plan Rework » : SAFe prévoit la possibilité de retravailler tous les plans du PI Planning si les votes de confiance sont mauvais. Ainsi tout le PIP peut être rejoué tant que le vote de confiance est bas. Ce cas de figure est rare mais reste toute fois possible et prévue dans le framework SAFe.
  • « Planning Retrospective & Moving Forward » : Une rétrospective de l’évènement à la fin du PI permet de recueillir des feedbacks pour améliorer l’organisation du prochain Prgram Increment Planning.

Exemple d'Agenda de PI Planning adapté au contexte de mon programme

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’Agenda de PI Planning que j’applique en ce moment même dans le programme dont je suis le RTE. Nous avons adapté le template de l’agenda du PI Planning à nos besoins en fusionnant quelques réunions.

Comme vous pouvez le voir dans ma missio atuele en tant que RTE, le program a besoin d’avoir Teams Breakouts au lieu de deux prévus dans l’agenda standard SAFe. Cela entraine un raccourcissement des autres réunions tels que l’Architecture Vision. Il est important d’adapter osn agenda a ses équipes et leurs attentes vis à vis de cette cérémonie SAFe. 

L’agenda de votre PI Planning doit être affiché et partagé à tous les participants de votre séminaire. Ainsi nous vous proposons de télécharger gratuitement à la fin de cet article cet Agenda de PI Planning sous format Excel. Vous pourrez le modifier pour qu’il puisse répondre aux mieux aux besoin de votre Agile Release Train.

Quel outils en ligne choisir pour votre PI Planning à distance ?

Dans certains cas, nous sommes obligés de faire des PI Plannings en ligne. Par exemple à cause du Covid-19 pendant les trois dernières années. Et peut-être dans le futur si une autre période avec du télétravail obligatoire est décrétée (par exemple délestages électriques liés à la crise des énergies). 

Il est tout à fait possible d’organiser un PI Planning à distance ou en mixte télétravail et présentiel. Pour y arriver, Il faudra bien choisir les outils nécessaires pour réussir ce type d’évènement. Car il ne sera plus possible d’utiliser un board physique de PI Planning dans ce cas de figure.

Je retiens dans cet article les deux outils principaux qui permettront de faciliter votre PI Planning en ligne : 

Un board Miro Pour votre PI Planning

Par le passé, j’ai déjà présenté Miro et son usage dans les rétrospectives Scrum d’équipe. Je vais surtout ici souligner les capacité de cet outils lors des PI Plannings. Il est assez facile et intuitif de créer votre premier board gratuit sur Miro. Ainsi pas besoin de passer par une licence payante. Surtout si vous lancez tout juste un ART SAFe et que le budget pour ce type d’outil n’a pas encore été alloué à l’avance. 

Enfin si vous souhaitez interconnectez Miro avec votre instance Jira il faudra passer par une licence payante. Cela veut dire que si vous avez la version gratuite, il faudra que les Scrum Masters et les équipes reportent à la main ce qu’ils ont déclarés sur le Program Board sur Miro.

Les Avantages de Miro pour votre PI Planning en ligne :

Les inconvénients de Miro :

template PI Planning SAFe en ligne sur Miro Board collaboratif de PI
Board de PI Planning en ligne sur Miro

Tableau virtuel iObeya pour faciliter votre PIP

iObeya est une outil de management visuel créée par une start-up française. iObeya facilite réellement la mise en place d’un PI Planning à distance. Il permet de créer des salles et des boards virtuels par équipe. 

L’interconnexion avec Jira fonctionne parfaitement. Car elle permet d’importer rapidement les features. La mise à jour des dépendances et la valeur des Sprints est aussi automatique sur Jira à la fin du PI Planning. On regrette surtout l’absence de version gratuite.

Pourquoi choisir iObeya pour animer un PI Planning ?

Les limitations d'iObeya

iObeya pour votre tableau de PI Planning SAfe en ligne. remplissez vos Sprints sur Jira automatiquement
Tableau de PI Planning à distance sur iObeya

Comment organiser un PI Planning en physique ?

Quel lieu et organisation spatiale choisir pour un PI Planning en physique ?

Pour un PI Planning en physique réussi, le choix de la salle est primordial ! Renseignez-vous et réservez une salle capable d’accueillir tous les participants qui seront présents pour cette cérémonie.

Voici un exemple de plan de salle que je réutilise à chaque fois (cliquez dessus pour zoomer) :

Généralement, il est préférables de disposer les équipes qui sont les plus liées par des dépendances le plus proche possible dans votre plan de salle. Cela facilitera le flux des différents membres d’équipes pendant les Teams Breakouts.

De plus je divise souvent ma salle en deux espaces distincts : l’espace plénière et l’espace de Travaux par équipe. L’espace plénière est utile pour réunir tout le monde autour du Program Board et du rétroprojecteur pendant les présentations globales.

salle de PI Planning par équipes avec des cloison anti-bruit

Je vous conseille aussi de bien isoler acoustiquement l’espace des travaux par équipes. Quand 60 personnes discutent en même temps dans une grande salle, cela devient très difficile de s’entendre et de collaborer. Ainsi il est préférable soit d’utiliser des cloisons acoustiques (cf. image ci-dessus). Soit disposer les équipes dans des salles de réunion très proches les unes des autres.

Si vous disposer les équipes dans des salles de réunions spécifiques. veiller à bien noter et afficher le noms des salles. Cela permettra aux personnes de retrouver les salles facilement en cas de dépendances à gérer. Enfin n’oubliez pas de renseigner et d’afficher les salles de réunions et les plans d’accès au site à tous vols collaborateurs. Cela facilitera grandement votre cérémonie.

Lieu du PI Planning SAFe salle de réunion pour le séminaire agile

Quel est le matériel nécessaire pour un PI Planning en physique ?

Après plus de vingt PI Plannings réalisés en tant que Scrum Master ou RTE d’un Agile Release Train SAFe. J’ai essayé de dresser pour vous une liste de matériel nécessaire pour mener à bien cette cérémonie. 

Retrouvez ci-dessous ma dernière commande de materpour mon dernier PI Planning de 5 équipes et 60 personnes avec 3 Sprints de 4 semaines

Cette liste est aussi téléchargeable gratuitement dans notre boite à outil en Excel, disponible en fin d’article. Vous pouvez réutiliser cette liste si vous passez aussi par vos services de reprographie en interne en effaçant la colonne de « Prix Unitaire » et « Lien d’achat ».

Télécharger la boite à outil Excel pour vous aider à préparer votre PI Planning

Retrouvez dans c fichier Excel le kit parfait pour bien préparer son PI Planning :

  • Agenda Jour 1 et Jour 2 du PIP.
  • tableau des participants à l’événement.
  • Liste des fournitures Nécessaires pour un PIP en physique.
  • Un exemple de tableau contenant les Salles et les infos pratiques pour se situer pendant un PIP en physique.
  • Un dernier tableau contenant les liens des outils utilisés pendant un PIP en ligne.

FAQ : PI Planning SAFe

Le PI planning est une une cérémonie du framework SAFe qui nécessite une certaine préparation. Cette cérémonie dure 2 jours et réunit une cinquantaine de personnes autour d’ateliers et de réunions. Cela permet de planifier les travaux à livrer sur les prochains Sprints.  

De plus cette réunion est « normée » par SAFe et a un agenda standard que vous pouvez réutiliser ou adapter à votre contexte. 

Pour la préparation de ce meeting il faudra distinguer 2 cas possibles :

  • Soit vous réaliser ce PI planning en physique. et cela entraine la réservation dune grande salle de réunion. Ainsi que des fournitures de papèterie et autres matériels nécessaires.
  • Soit le PI Planning a lieu à distance. Alors, il faudra choisir les bons outils en ligne pour la facilitation de cet évènement.

Un PI Planning est un évènement qui dure pendant deux jours. Il y’a plusieurs réunions et objectifs pour chacune de ces réunions qui compose cet évènement.

Retrouvez le détail de chacune des étapes du PI Planning dans la rubrique : Agenda du PI Planning du présent article.

SAFe est un Framework d’agilité à l’échelle qui propose : 

  • des rôles.
  • des cérémonies.
  • des artefacts.

Permettant de faire travailler plusieurs équipes agiles ensemble tout en conservant leur agilité.

Il n’y a pas meilleure définition de SAFe que la définition officielle sur leur site internet. Je vous invite l’article SAFe for Lean Enterprises.

Enfin, je peux aussi vous conseiller de réaliser une formation en e-learning sur Udemy : SAFe from Zero to Hero. Cette formation est la mieux notée sur la plateforme avec plus de 1400 participants.

 

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Ahmed BEN SALEM

Ahmed BEN SALEM

Depuis 2016, j'ai mené plusieurs projets de développement de logiciels dans des entreprises de taille moyenne mais aussi, dans des entreprises multinationales telles que Orange, PSA ou GE. J'ai une vaste expérience des méthodologies agiles Scrum et SAFe et j'ai collaboré avec des équipes multiculturelles venant du monde entier (France, USA, Inde, Vietnam, Maroc etc.). J'aime travailler en freelance car cela me permets d'apporter mon expertise à de nouveaux clients, de découvrir des projets passionnants et de rencontrer de nouvelles personnes dans l'industrie.