Le PI Planning, ou (PI pour Planning Interval), est un événement majeur dans le framework SAFe, jouant un rôle crucial dans l’alignement des équipes et des parties prenantes autour d’une mission et d’une vision partagées.
Cette cérémonie, qui peut se dérouler en présentiel ou en mode hybride, est essentielle pour assurer une mise en œuvre réussie de SAFe. En tant que RTE (Release Train Engineer) ou Scrum Master (Team Coach après SAFe 6.0), organiser un PI Planning est un défi important, mais crucial pour la réussite du projet.
Cet article vise à vous fournir des stratégies éprouvées et des conseils utiles pour préparer efficacement votre PI Planning, que ce soit en face à face ou à distance/hybride. En fin d’article, vous trouverez également une boîte à outils Excel gratuite pour vous assister dans chaque étape clé de la préparation.
Index
- 1 Qu'est-ce que le PI Planning SAFe ?
- 2 Quels participants inviter à un PI Planning ?
- 3 Quel Agenda pour votre PI Planning ?
- 4 Quel outils en ligne choisir pour votre PI Planning à distance ?
- 5 Comment organiser un PI Planning en physique ?
- 6 Télécharger la boite à outil Excel pour vous aider à préparer votre PI Planning
- 7 FAQ : PI Planning SAFe
Qu'est-ce que le PI Planning SAFe ?
Le PI Planning est un événement périodique, généralement organisé chaque trimestre, rassemblant les membres de l’Agile Release Train (ART) dans SAFe. L’objectif est de planifier les activités et les buts du prochain intervalle de planification, une période de développement de 8 à 12 semaines. Durant cette phase, les équipes collaborent pour atteindre des résultats tangibles et significatifs.
Quels sont les objectifs du PI Planning ?
Alignement Stratégique : Assurer une compréhension et un engagement communs parmi toutes les équipes de l’ART vis-à-vis de la vision et des objectifs stratégiques de l’entreprise. De plus, le PI Planning, permet de faciliter une communication efficace et une collaboration inter-équipes, essentielles pour atteindre l’efficacité collective.
Planification des Fonctionnalités :Établir un plan clair pour le développement et la livraison de fonctionnalités au cours du prochain PI (Planning Interval), en adéquation avec les besoins des clients et les objectifs de l’entreprise.
Gestion des Dépendances Inter-équipes : Identifier et adresser de manière proactive les dépendances entre les équipes pour prévenir les blocages et les retards dans le processus de livraison.
Gestion des Risques : Anticiper, évaluer et planifier la gestion des risques potentiels afin d’améliorer la préparation et la réactivité de l’organisation face aux imprévus.
Ces objectifs mettent en lumière le rôle crucial du PI Planning dans la réalisation efficace et harmonieuse des projets au sein d’un environnement SAFe, tout en renforçant la culture d’agilité et de collaboration au sein des organisations.
Inputs du PI Planning
Un PI Planning efficace dans SAFe 6.0 requiert des inputs spécifiques pour orienter la discussion et la planification :
- Business Context : Résumé du contexte commercial et des facteurs de marché influençant la stratégie et les priorités de l’ART.
Vision Architecturale : Détails de l’architecture système proposée, y compris les innovations technologiques et les adaptations nécessaires.
Epics/Features Préparés : Une liste d’épics et de fonctionnalités qui ont été affinés (Backlog Refinement) et sont prêts (Definition of Ready – DOR) pour être abordés lors du PI Planning.
Outputs du PI Planning
Les résultats d’un PI Planning bien conduit sont des indicateurs clés de l’alignement et de la préparation de l’ART :
PI Goals : Objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporellement définis) créés par chaque équipe, avec une valeur commerciale assignée par les Business Owners.
PI ART Board : Un tableau représentant l’engagement des équipes sur les sprints spécifiques pour la livraison des fonctionnalités, illustrant les dépendances entre les équipes et les jalons importants.
PI Risks : Identification et gestion des risques potentiels pour le Programme Increment, permettant une anticipation et une préparation proactive aux défis à venir.
Ces inputs et outputs forment le cadre d’un PI Planning productif, assurant une coordination et un alignement efficaces de toutes les équipes de l’ART sur des objectifs communs.
Quels participants inviter à un PI Planning ?
C’est le Release Train Engineer (RTE) qui est chargé d’inviter ces participants essentiels, chacun jouant un rôle unique et contribuant à la planification et à l’exécution du Program Increment. Voici un aperçu des participants clés et de leur importance :
Pour une implémentation SAFe au niveau Essential :
- Product Owner : Responsable de la définition des priorités des fonctionnalités et des user stories. Leur rôle est crucial pour s’assurer que le développement s’aligne sur les besoins des utilisateurs finaux. consultez notre article dédié au Product Owner.
- Scrum Master : Agit comme facilitateur pour les équipes Scrum, aidant à surmonter les obstacles et à optimiser les processus. Découvrez plus sur ce rôle dans notre article sur le Scrum Master.
- Développeur : Joue un rôle clé dans la réalisation technique des fonctionnalités et contribue à la planification des capacités et des ressources.
- Product Manager : Fournit une vision globale du produit et s’assure que les plans sont alignés avec les objectifs à long terme de l’entreprise.Approfondissez vos connaissances avec notre article sur le Product Manager.
- Clients ou Représentants : Apportent une perspective extérieure et aident à valider que les plans répondent aux attentes du marché.
- Business Owners : Offrent une perspective commerciale et stratégique, essentielle pour prioriser les initiatives. En savoir plus dans notre article sur les Business Owners.
- System Architect/Engineer : Assure que les solutions techniques sont viables et alignées avec l’architecture globale du système.lisez notre article sur le System Architect/Engineer.
Pour une implémentation SAFe de niveau “Large Solution” :
- Solution Manager : Supervise le développement de solutions complexes, coordonnant les efforts entre différentes équipes.
- Solution Architect/Engineer : Responsable de l’architecture à grande échelle et de la cohérence technique à travers le Solution Train.
- Solution Train Engineer : Facilite le PI Planning au niveau de la solution, en s’assurant que les différents ARTs travaillent en synergie.
Pour une implémentation SAFe au niveau “Portfolio” :
- Epic Owners : Gèrent les grandes initiatives ou ‘Epics’, en assurant leur alignement avec les stratégies d’entreprise.
- Enterprise Architects : Offrent une vision architecturale à l’échelle de l’entreprise, assurant l’alignement stratégique des initiatives technologiques.
Il est important de dresser rapidement une liste des participants pour le PI Planning et de confirmer leur présence, car cela influence la logistique, le matériel nécessaire, la restauration et la taille du lieu pour l’événement. Un exemple de tableau pour gérer les participants est disponible dans le fichier Excel fourni en fin d’article.
Quel Agenda pour votre PI Planning ?
Le PI Planning est un événement crucial qui s’étend sur deux jours. Bien que SAFe propose un agenda standard, il est souvent judicieux d’adapter cet agenda aux spécificités et besoins de votre ART.
Ci-dessous vous trouverez l’Agenda standard proposé par SAFe, ainsi qu’une explication sur le contenu de chacune des réunions qui composent ce séminaire.
Programme du premier jour de PI Planning
- Business Context” : Une session où les Business Owners ou Managers présentent l’état actuel et la position de l’entreprise sur le marché, soulignant les enjeux clés auxquels l’ART doit répondre.
- “Product/Solution Vision” : Les Product Managers exposent la vision actuelle du produit ou de la solution, mettant en lumière les fonctionnalités clés à venir et les jalons importants.
- “Architecture Vision” : Le System Architect ou Engineer présente la vision architecturale, offrant une opportunité d’introduire des pratiques de développement telles que le DevOps et les tests automatiques, essentielles pour le prochain PI.
- “Planning Context” par le RTE : Le RTE explique l’agenda et les résultats attendus du PI Planning, préparant le terrain pour les sessions de travail.
- “Team Breakouts” : Deux sessions de travail en équipe où chaque groupe estime sa capacité pour chaque itération et identifie les éléments clés des backlogs des futurs Sprints.
- “Plan Review” : Un moment pour que les équipes présentent les résultats des “Team Breakouts”, discutant de la capacité, des objectifs de PI, et des risques potentiels.
- “Management Review and Problem-Solving” : Une session pour résoudre les défis soulevés lors du “Plan Review”, impliquant des discussions sur les ajustements de plan et la résolution de problèmes.
Programme du deuxième jour de PI Planning
- “Planning Adjustments” : Début de la journée avec la présentation des changements induits par les négociations de la veille.
- “ART PI Risks” : Les équipes élaborent et discutent des risques potentiels pour le prochain PI. Retrouver dans cet article complet comment gérer vos risques avec la Matrice ROAM pour votre train SAFe.
- “Confidence Vote” : Le RTE organise un vote de confiance, essentiel pour évaluer la confiance des équipes dans l’atteinte des objectifs du PI.
- “Plan Rework” : Si nécessaire, les plans peuvent être retravaillés pour assurer un niveau de confiance élevé.
- “Planning Retrospective & Moving Forward” : Une rétrospective pour recueillir des retours et améliorer l’organisation des futurs PI Planning.
Exemple d'Agenda de PI Planning adapté au contexte de mon ART actuel
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’Agenda de PI Planning que j’applique en ce moment même dans l’Agile Release Train dont je suis le RTE. Nous avons adapté le template de l’agenda du PI Planning à nos besoins en fusionnant quelques réunions.
Dans mon rôle actuel en tant que Release Train Engineer (RTE), j’ai observé que les besoins spécifiques de mon Agile Release Train (ART) requièrent une approche légèrement différente de l’agenda standard du SAFe. Par exemple, nous avons trouvé qu’il était bénéfique d’avoir trois sessions de “Team Breakouts” au lieu des deux habituellement prévues pendant le PI planning. Cette adaptation a entraîné la réduction de la durée d’autres sessions, comme celle dédiée à la “Vision de l’Architecture”. Il est essentiel de rester flexible et d’ajuster l’agenda pour qu’il réponde au mieux aux attentes et aux besoins spécifiques de vos équipes.
Enfin, il est important que l’agenda du PI Planning soit clairement communiqué et partagé avec tous les participants avant le début de la cérémonie. Pour faciliter cette démarche, nous mettons à votre disposition un modèle d’agenda de PI Planning sous format Excel, téléchargeable gratuitement à la fin de cet article. Ce modèle est conçu pour être facilement modifiable, vous permettant ainsi de l’adapter aux exigences spécifiques de votre ART.
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Quel outils en ligne choisir pour votre PI Planning à distance ?
Avec la généralisation du télétravail et des équipes réparties sur plusieurs sites ou pays, les PI Plannings nécessitent souvent une approche hybride ou entièrement en ligne. Que ce soit pour faciliter la collaboration entre des équipes qui ne sont pas colocalisées ou pour répondre aux besoins d’un environnement de travail flexible, le choix des outils en ligne devient crucial pour la réussite de ces événements.
Je retiens dans cet article les deux outils principaux qui permettront de faciliter votre PI Planning en ligne :
Un board Miro Pour votre PI Planning
Miro, déjà connu pour son utilisation efficace dans les rétrospectives Scrum en ligne, se révèle être un outil précieux pour les PI Plannings en ligne. Sa convivialité et ses fonctionnalités étendues le rendent idéal pour les sessions de planification collaboratives.
Retrouvez sur ce lien un modèle gratuit sur Miro pour votre Board de PI Planning.
Les Avantages de Miro pour votre PI Planning en ligne :
- Accessibilité : La version gratuite permet de démarrer sans coûts initiaux, parfaite pour les ARTs SAFe en début de parcours.
- Intuitivité : Facile à utiliser, même pour les novices, avec une grande bibliothèque de templates, y compris pour le PI Planning (version payante).
- Intégration Jira : En version payante, l'interconnexion entre Miro et Jira simplifie la gestion des tâches et des backlogs.
Les inconvénients de Miro :
- Limites de la version gratuite : Moins de templates disponibles et pas d'interconnexion directe avec Jira.
- Gestion de l'espace : Un board Miro peut rapidement devenir encombré si les équipes ne sont pas bien encadrées
Tableau virtuel iObeya pour faciliter votre PIP
iObeya se distingue par ses capacités de gestion visuelle adaptées aux besoins des grands groupes et des configurations complexes avec la possibilité de créer plusieurs panneaux pour faciliter et organiser chaque étape de votre PI Planning SAFe en ligne.
Pourquoi choisir iObeya pour animer un PI Planning ?
- Facilité d'utilisation : Interface conviviale avec des templates téléchargeables et réutilisables.
- Synchronisation avec Jira : Importation et mise à jour des données facilitées.
Les limitations d'iObeya
- Absence de version gratuite : Un investissement peut être nécessaire pour les petites équipes.
- Performance en cas d'affluence : Quelques ralentissements possibles lors de connexions simultanées nombreuses.
- Contrôle d'accès : Une gestion prudente de l'accès est recommandée pour maintenir l'ordre et gérer le nombre de licences que vous devez payer.
Comment organiser un PI Planning en physique ?
Quel lieu et organisation spatiale choisir pour un PI Planning en physique ?
Le choix du lieu est un facteur clé pour le succès d’un PI Planning en présentiel. Il est important de sélectionner une salle capable d’accueillir tous les participants confortablement. Voici des recommandations pour optimiser l’organisation spatiale :
Disposition des équipes : Privilégiez une disposition où les équipes ayant le plus d’interdépendances sont proches les unes des autres. Cela facilite la communication et la collaboration pendant les sessions de travail.
- Espace Plénière et Travaux par équipe : Divisez l’espace en deux zones distinctes – une pour les sessions plénières et une autre pour les travaux en petits groupes. L’espace plénière avec l’ART PI Board et le rétroprojecteur est utilisé pour les présentations globales.
Gestion du Bruit dans les Grands PI Plannings : Dans les PI Plannings avec un grand nombre de participants, le contrôle du bruit est crucial pour assurer une communication efficace. L’utilisation de cloisons acoustiques peut être utile, mais dans les groupes dépassant 50 personnes, il est souvent préférable de diviser les équipes en différentes salles de réunion pour les sessions de travail (“Teams Breakouts”). Cette disposition permet de réduire significativement le bruit ambiant, améliorant ainsi la concentration des équipes.
Gestion du Bruit dans les PI Plannings Multi-Sites ou Hybrides : Pour les PI Plannings qui incluent des équipes en télétravail ou réparties sur plusieurs sites, séparer les équipes dans des salles individuelles est également conseillé. Cette méthode facilite l’intégration des membres d’équipe à distance dans les discussions, grâce aux connexions à distance. Cela assure une collaboration plus homogène et intégrée, permettant à tous les participants, qu’ils soient sur site ou à distance, de contribuer pleinement.
Signalétique Efficace : Assurez-vous que les plans des salles et les chemins d’accès sont clairement indiqués pour faciliter la circulation des participants entre les différentes zones mais aussi leur arrivée sur les lieux du PI Planning.
Quel est le matériel nécessaire pour un PI Planning en physique ?
Ayant organisé plus de vingtPI Plannings en tant que Scrum Master et RTE d’un Agile Release Train SAFe, j’ai élaboré une liste du matériel essentiel pour assurer le succès de ces événements.
Cette liste, conçue pour être adaptable à différentes configurations, a été spécialement affinée pour des séances incluant jusqu’à 5 équipes et 60 personnes réparties sur 3 Sprints de 4 semaines.
Télécharger la boite à outil Excel pour vous aider à préparer votre PI Planning
FAQ : PI Planning SAFe
Le PI planning est une une cérémonie du framework SAFe qui nécessite une certaine préparation. Cette cérémonie dure 2 jours et réunit une cinquantaine de personnes autour d’ateliers et de réunions. Cela permet de planifier les travaux à livrer sur les prochains Sprints.
De plus cette réunion est “normée” par SAFe et a un agenda standard que vous pouvez réutiliser ou adapter à votre contexte.
Pour la préparation de ce meeting il faudra distinguer 2 cas possibles :
- Soit vous réaliser ce PI planning en physique. et cela entraine la réservation dune grande salle de réunion. Ainsi que des fournitures de papèterie et autres matériels nécessaires.
- Soit le PI Planning a lieu à distance. Alors, il faudra choisir les bons outils en ligne pour la facilitation de cet évènement.
Un PI Planning typique se déroule sur deux jours et suit un agenda structuré pour maximiser la collaboration et l’alignement entre les équipes. Voici les étapes clés :
Ouverture et Présentation du Contexte : Le premier jour commence par des présentations pour établir le contexte commercial, la vision du produit et la vision architecturale. Ces présentations fournissent aux équipes les informations nécessaires pour planifier efficacement.
Sessions de Planification en Équipe : Les équipes se réunissent ensuite pour discuter et planifier leur travail pour le prochain Program Increment. Elles identifient les fonctionnalités à développer, les dépendances inter-équipes et établissent des objectifs SMART.
Révision et Ajustement des Plans : Les équipes présentent leurs plans et reçoivent des retours. S’il y a des problèmes ou des préoccupations, les plans sont ajustés en conséquence.
Vote de Confiance et Clôture : À la fin du deuxième jour, un vote de confiance est organisé pour s’assurer que tout le monde est à l’aise avec les engagements pris. Enfin, le PI Planning se termine par une rétrospective et la fixation des prochaines étapes.
Ce processus garantit que toutes les équipes de l’ART sont alignées sur les mêmes objectifs et comprennent clairement leurs responsabilités pour le prochain increment.
Retrouvez le détail de chacune des étapes du PI Planning dans la rubrique : Agenda du PI Planning du présent article.
SAFe, ou Scaled Agile Framework, est un cadre méthodologique complet pour l’application de l’agilité à grande échelle. Il intègre de multiples éléments pour faciliter le travail coordonné de plusieurs équipes agiles, tout en préservant leur agilité individuelle. Voici les composants clés de SAFe :
Rôles : SAFe définit des rôles spécifiques pour le fonctionnement efficace des équipes au niveau des programmes, des portefeuilles et de l’entreprise.
Cérémonies : Le framework inclut des cérémonies structurées, telles que le PI Planning, qui coordonnent les efforts des équipes agiles.
Artefacts : SAFe utilise divers artefacts pour assurer l’alignement et le suivi, tels que les backlogs de programme et de portefeuille.
Principes Lean-Agile : Il combine les principes Lean et Agile pour optimiser la livraison de valeur et la qualité des produits.
Architecture et Conception Technique : SAFe met l’accent sur une architecture et des pratiques de conception soutenant la flexibilité et la scalabilité.
Gestion de Portefeuille Lean : Gestion des initiatives de développement alignées sur les objectifs commerciaux.
Culture et Leadership : Encourage une culture de leadership éclairé centrée sur l’autonomie, l’innovation et l’amélioration continue.
Pour plus d’informations, la définition officielle de SAFe for Lean Enterprises est une ressource incontournable. En outre, la formation “SAFe from Zero to Hero” sur Udemy est une excellente option pour une compréhension approfondie de SAFe, avec plus de 1400 participants ayant donné des évaluations positives.
Dans SAFe 6.0, le terme “PI”, qui signifiait précédemment “Program Increment”, a été redéfini pour désigner “Planning Interval”. Voici les détails clés :
Planning Interval :
- Le Planning Interval est une période fixe, habituellement de 8 à 12 semaines, durant laquelle un Agile Release Train (ART) se concentre sur la livraison de valeur incrémentale.
- Ce concept met l’accent sur la planification et l’exécution continues, offrant un cadre temporel pour l’alignement des équipes, la collaboration, et la livraison de résultats concrets.
- Le Planning Interval aide à synchroniser les efforts des équipes, favorisant une approche itérative et incrémentale pour atteindre les objectifs définis.
PI Planning :
- Le PI Planning est un événement qui marque le début de chaque Planning Interval. C’est une session de planification intensive où les membres de l’ART se rassemblent pour aligner leurs efforts et planifier le travail pour le Planning Interval à venir.
- Il joue un rôle crucial en assurant que toutes les équipes de l’ART comprennent la vision, les objectifs, les priorités, et les dépendances pour le prochain intervalle de planification.
En résumé, le Planning Interval dans SAFe 6.0 est le cycle de développement, tandis que le PI Planning est l’événement de planification qui lance et structure ce cycle.
L’organisation du PI Planning est typiquement la responsabilité du Release Train Engineer (RTE) dans le cadre du Scaled Agile Framework (SAFe). Le RTE joue un rôle de facilitateur et de coordinateur pour l’événement, en s’assurant que tous les aspects nécessaires sont pris en compte. Voici les responsabilités clés du RTE dans l’organisation du PI Planning :
Planification de l’Événement : Le RTE planifie l’événement en termes de logistique, d’agenda et de participants. Cela inclut la réservation de l’espace, l’organisation des ressources nécessaires et la coordination des horaires.
Préparation des Contenus : Avant le PI Planning, le RTE travaille avec les Product Managers, les Product Owners, et les System Architects pour préparer les présentations sur le contexte d’affaires, la vision du produit, et la vision architecturale.
Facilitation de l’Événement : Pendant le PI Planning, le RTE facilite les sessions, aide à résoudre les problèmes et s’assure que l’agenda est suivi. Leur rôle est crucial pour maintenir l’événement sur la bonne voie et garantir que les objectifs sont atteints.
Suivi Post-Événement : Après le PI Planning, le RTE aide à finaliser les plans, à résoudre les problèmes restants et à s’assurer que les équipes sont prêtes à démarrer le Planning Interval.
Le RTE joue donc un rôle central dans la réussite du PI Planning, en assurant une coordination efficace et une communication fluide entre toutes les parties impliquées.
