La matrice de Merrill & Covey : Un outil puissant pour hiérarchiser/prioriser le backlog

La matrice de Merrill & Covey, également connue sous le nom de matrice d’urgence-importance ou matrice d’Eisenhower est un outil de priorisation, de gestion du temps et de la productivité qui permet de prioriser / hiérarchiser les éléments du backlog (les tâches, Les User Stories ou les Epopées) en fonction de leur urgence et de leur importance.

Dans cet article, nous examinerons les avantages et les inconvénients de l’utilisation de la matrice de Merrill & Covey dans une équipe Agile, en comparant cette technique avec d’autres méthodes de priorisation couramment utilisées, telles que la technique MOSCOW. Nous aborderons également le rôle du Scrum Master et du Product Owner dans la mise en place de la matrice de Merrill & Covey.

Ensuite, nous verrons comment cette matrice peut être utilisée dans des outils de gestion de projet tels que Jira. Enfin, nous recommanderons des lectures utiles pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur l’agilité, le Lean et la matrice de Merrill & Covey.

La matrice de Merrill & Covey est également appelée la matrice d’Eisenhower. En effet, cette méthode de priorisation a été popularisée par l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, qui l’utilisait pour gérer ses tâches quotidiennes et prendre des décisions efficaces. Stephen Covey, quant à lui, a popularisé la matrice dans son livre “Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent”. 

La matrice de Merrill & Covey est un outil de gestion du temps et de la productivité qui peut aider les équipes Agile à hiérarchiser les tâches de leur Backlog en fonction de leur importance et de leur urgence.

La matrice est divisée en quatre quadrants :

  1. Quadrant 1 : Urgent et important. Les tâches importantes et urgentes doivent être traitées en priorité.

  2. Quadrant 2 : Important mais non urgent. Ces tâches sont importantes mais ne sont pas urgentes. Elles doivent être planifiées et traitées avant qu’elles ne deviennent urgentes.

  3. Quadrant 3 : Urgent mais pas important. Les tâches dans ce quadrant sont souvent des interruptions ou des distractions qui ne contribuent pas vraiment à la réalisation des objectifs à long terme. Il est important de minimiser ou d’éliminer ces tâches autant que possible.

  4. Quadrant 4 : Non urgent et non important. Ces tâches sont des distractions inutiles qui doivent être évitées ou éliminées.

L’objectif de cette matrice est de permettre aux utilisateurs de mieux gérer leur temps et de concentrer leur attention sur les tâches les plus importantes et les plus urgentes. En se concentrant sur les tâches importantes mais non urgentes, il est possible d’éviter les urgences et les situations stressantes qui peuvent survenir lorsqu’on travaille uniquement que dans le Quadrant 1.

Matrice de Merrill & Covey aussi appelée Matrice d'Eisenhower ou Urgence importance pour hiérarchiser les tâches ou prioriser un backlog scrum Jira

Comment mettre en place la matrice d'urgence-importance dans une équipe agile ?

La matrice de Merrill & Covey peut être un outil utile pour aider une équipe agile à prioriser les éléments du backlog (Les Epics SAFe, User Stories ou Tâches). Voici quelques étapes pour mettre en place cette matrice dans une équipe agile :

  1. Impliquer tous les membres de l’équipe : Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent la matrice et comment elle peut les aider à mieux gérer leur temps et leurs priorités.

  2. Récupérer la liste de tâches en cours ou à faire en précisant leur urgence et leur importance.

  3. Classer les tâches dans la matrice : Une fois que la liste de tâches est dressée, demandez à chaque membre de l’équipe de classer les tâches dans les différents quadrants de la matrice.

  4. Identifier les tâches prioritaires : En examinant les tâches classées dans le Quadrant 1 (urgentes et importantes), l’équipe peut identifier les tâches les plus urgentes qui doivent être traitées en priorité.

  5. Planifier les tâches du Quadrant 2 : En examinant les tâches classées dans le Quadrant 2 (importantes mais non urgentes), l’équipe peut planifier ces tâches pour éviter qu’elles ne deviennent urgentes et stressantes.

  6. Réduire ou éliminer les tâches du Quadrant 3 et 4 : En examinant les tâches classées dans le Quadrant 3 (urgentes mais pas importantes) et le Quadrant 4 (non urgentes et non importantes), l’équipe peut identifier les tâches qui peuvent être réduites ou éliminées pour libérer du temps et de l’énergie pour les tâches plus importantes.

  7. Réviser régulièrement : La matrice de Merrill & Covey doit être révisée régulièrement pour s’assurer que les priorités de l’équipe sont toujours alignées sur les objectifs à long terme.

Le Scrum Master peut aider l’équipe à comprendre et à utiliser la matrice de Merrill & Covey comme un outil de gestion des tâches et de communication, tandis que le Product Owner peut utiliser la matrice pour s’assurer que les objectifs et les priorités du produit ou du projet sont clairs et bien communiqués.

En mettant en place cette matrice, l’équipe agile peut mieux gérer son temps et se concentrer sur les tâches les plus importantes pour atteindre ses objectifs à long terme.

Matrice de Merrill & Covey ou d'Eisenhower ou Urgence importance pour hiérarchiser les User Story ou prioriser un backlog de tâche
Autre façon de matérialiser la matrice avec un Backlog issue d'un article sur Agilemouse

Comparaison entre la matrice de Merrill & Covey et la technique MoSCoW

La matrice de Merrill & Covey et la technique MoSCoW sont deux approches différentes pour prioriser les éléments d’un backlog. Nous avons expliqué dans les rubriques précédentes la matrice d’urgence-importance. Vous pouvez aussi aller voir notre article sur la technique de priorisation MoSCoW.

Voici un bref comparatif des deux techniques :

  • Les deux approches sont utiles pour hiérarchiser / prioriser les éléments du backlog produit en fonction de leur importance.
  • La matrice d’Eisenhower se concentre sur l’urgence et l’importance, tandis que la technique MoSCoW se concentre sur l’importance seulement.
  • La matrice de Merrill et Covey est plus adaptée pour les tâches individuelles dans un backlog, tandis que la technique MoSCoW est plus adaptée pour hiérarchiser les fonctionnalités ou les exigences d’un projet.
  • Les deux approches peuvent être utilisées dans le cadre d’une méthode agile, mais la technique MoSCoW est généralement plus souvent utilisée dans les équipes Scrum.
Dans le cadre de la méthode agile, il est souvent recommandé d’utiliser plusieurs techniques de priorisation en combinaison, en fonction des besoins spécifiques du projet et de l’équipe. Les deux techniques peuvent être utilisées en tandem, par exemple, la matrice de Merrill & Covey peut être utilisée pour hiérarchiser les tâches techniques individuelles, tandis que la technique MoSCoW peut être utilisée pour hiérarchiser les User Stories ou les Epopées.

En conclusion, les deux approches ont des similitudes et des différences dans la façon dont elles priorisent les éléments d’un Backlog produit. Le choix de la méthode de priorisation dépendra des besoins spécifiques de votre équipe.

Comment mettre en place la matrice d'urgence-importance sur Jira ?

il est possible de mettre en place la matrice de Merrill & Covey dans Jira en utilisant des plugins ou des extensions de logiciel tiers.

L’un des plugins les plus populaires pour la mise en place de la matrice d’urgence-importance dans Jira est “Priority Matrix“. Ce plugin permet de créer des matrices personnalisées pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, et de suivre leur avancement. Priority Matrix peut être intégré directement dans Jira pour une utilisation facile dans le cadre de la gestion de projet agile.

Il existe également d’autres plugins et extensions de logiciel tiers qui permettent de mettre en place des matrices de priorité similaires à la matrice de Merrill & Covey dans Jira, tels que “Taskworld” et “Quire”.

En utilisant ces plugins et extensions de logiciel tiers, les utilisateurs de Jira peuvent bénéficier des avantages de la matrice de Merrill & Covey pour hiérarchiser les tâches et les activités quotidiennes, tout en utilisant la puissance de Jira pour gérer les projets et les tâches de manière agile et efficace.

Nos recommandations de lecture pour aller plus loin

  1. Notre article sur la méthode de priorisation WSJF. Un outil de priorisation très utilisé aujourd’hui dans les trains SAFe.
  2. The Lean Startup d’Eric Ries – Ce livre est une introduction au mouvement Lean Startup et à la manière dont il peut être utilisé pour lancer des entreprises et des produits de manière agile. Il comprend des informations sur la façon dont la matrice de Merrill & Covey peut être utilisée pour hiérarchiser les tâches et les activités dans le cadre d’une approche Lean.
  3. Agile Estimating and Planning de Mike Cohn – Ce livre est un guide pratique pour l’estimation agile et la planification de projet. Il comprend des informations détaillées sur la matrice de Merrill & Covey ainsi que sur d’autres techniques d’estimation agiles.
  4. The 7 Habits of Highly Effective People de Stephen R. Covey – Ce livre est un classique de la productivité et du développement personnel. Il comprend des informations détaillées sur la matrice de Merrill & Covey ainsi que sur les habitudes et les pratiques qui peuvent aider les personnes à atteindre leurs objectifs de manière efficace.
  5. Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time de Jeff Sutherland – Ce livre est un guide pratique pour la méthode Scrum et la gestion de projet agile. Il comprend des informations sur la façon dont la matrice de Merrill & Covey peut être utilisée pour hiérarchiser les tâches et les activités dans le cadre d’une approche Scrum.

  6. Notre article sur la méthode RICE, permettant de donné une priorité précise à chaque élément de Backlog.

Sources :

Cette publication est également disponible en : Anglais

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Ahmed BEN SALEM

Ahmed BEN SALEM

Fortement impliqué dans les méthodologies Agile, j’ai occupé les rôles de Scrum Master, Product Owner et Release Train Engineer pour des projets SAFe, Scrum et DevOps. Mon approche se concentre sur l’humain et la collaboration des parties prenantes, créant ainsi des environnements propices à l’innovation et à la performance.

Depuis 2016, j’ai mené avec succès plusieurs projets de développement de logiciels en Agile, pour des entreprises de toutes tailles, y compris le Groupe BPCE, Orange et PSA. Ma solide expérience en méthodologies Agile, notamment en Scrum et en SAFe, m’a permis de travailler avec des équipes multiculturelles venant de divers pays tels que les États-Unis, l’Inde, le Vietnam et le Maroc.

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